Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Профиль должности как основа HR-системы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Плохо, если вы потратили время на подбор, затем на обучение, выбились из сил помогая менеджеру во время его продаж, но он так и не показал ожидаемого результата. Спустя 1−2 месяца вы его увольняете и запускаете новый подбор.
Профиль должности и оценка персонала
Пожалуй, именно оценка персонала как HR-процесс в последнее время становится наиболее развивающимся направлением.
Пришло время не только принимать персонал на работу, но и, во-первых, формировать систему оценки кандидатов, а во-вторых, оценивать персонал, уже работающий на предприятии. Все это делается для одной главной цели — увеличения эффективности работы компаний в целом. Формируя систему оценки, а не используя ее эпизодически, предприятия снижают риски при приеме сотрудников, не соответствующих требованиям должности и компании, а также позволяют производить правильную ротацию персонала, развивать и создавать кадровый резерв, выстраивать систему обучения конкретным навыкам и умениям, основанную на реальных потребностях сотрудников.
Но чем больше мы говорим об оценке персонала, тем больше все мы озадачены вопросом увеличения ее объективности и надежности получаемых результатов.
Уже проходит время повсеместного использования популярных на западе методов оценки. Все чаще HR-специалисты ищут методики, адаптированные к нашему менталитету и специфике российского производства и бизнеса.
Укажите основные сведения и должностные обязанности
Необходимо указать основные сведения о должности: рамки заработной платы, с кем нужно будет взаимодействовать, перед кем работник будет отчитываться, и кто будет находиться у него в подчинении.
Следует перечислить требования к работнику — например, у менеджера по продажам должен быть как минимум диплом о среднем образовании, опыт работы в розничной сфере не менее 2 лет и навыки работы с кассовыми системами.
Подготовье список основных должностных обязанностей, начав с самых важных из них. Каждый пункт должен быть сформулирован с использованием настоящего времени, например, «разрешает жалобы покупателей касательно качества товаров и обслуживания».
Составляем профиль идеального сотрудника за 5 шагов
Курс ориентирован на получение навыков практического применения инструментов профайлинга – прогнозирование поведения, детекции лжи, психолингвистики и других в профессиональной деятельности. Профайлинг является дополнительным инструментом, который увеличивает Ваши возможности анализа поведения людей, их мимики, жестов, эмоций, вербального и эмоционального интеллекта, а также повышает уровень осознанности в коммуникации и стрессоустойчивости в переговорном процессе.
Курс специально адаптирован для: сотрудников служб безопасности, HR-менеджеров, аудиторов, кредитных специалистов, риск-менеджеров, переговорщиков, управленцев и собственников бизнеса. А также и для других сфер, где есть тесное взаимодействие с людьми, потребность прогнозировать их поведение и риски, которые возникают при организованной работе нескольких человек.
Профиль должности: сфера применения
Профиль должности решает задачу стандартизации. Профиль должности фиксирует сами должности: их целевое назначение, функционал, обязанности, зону ответственности, необходимые компетенции, другие требования к человеку, занимающему должность. Когда каждая должность формализована и зафиксирована в качестве стандарта, сразу решается несколько проблем.
Во-первых, HR-отдел освобождается от необходимости «изобретать велосипед» (описывать должность) каждый раз, когда возникает потребность в подборе нового специалиста. Во-вторых, сами сотрудники получают чёткое описание своей должности, функциональных обязанностей и зон ответственности. В-третьих, наличие профиля позволяет оперативно доучить тех сотрудников, которые по своему уровню не дотягивают до требований к занимаемой должности (или к должности, на которую их планируется перевести).
Профессиональные компетенции
Каждая должность требует от работника обладания определенными компетенциями. Это квалификационные характеристики, которые являются необходимыми для выполнения тех или иных работ. Так, профиль компетенций должности обычно включает в себя следующие пункты:
- стратегическое мышление (подразумевает умение составлять долгосрочные планы с учетом возможных рисков и альтернативных вариантов);
- влияние на окружающих (умение отстаивать свою точку зрения, а также убеждать других в ее правильности);
- навыки решения проблем (умение адекватно реагировать на нестандартные ситуации и трудности, а также оперативно находить пути выхода из них);
- поиск информации (выбор и умение находить и использовать актуальные источники);
- умение работать с клиентами и контрагентами (учет интересов, понимание психологии, удовлетворение пожеланий и потребностей);
- гибкость (оперативное реагирование и принятие решений в соответствии с изменяющейся ситуацией);
- направленность на качество (знание и выполнение всех требований и норм, а также стремление к постоянному совершенствованию).
В зависимости от того, о какой должности идет речь, перечень компетенций может расширяться или сужаться. Профессиональный профиль должности содержит не только требования, но также и степень их выраженности (базовая, высокая, максимальная). Данный показатель может быть определен по итогам собеседования или же посредством специальных психологических тестов.
Стоит отметить, что для успешного подбора кадров важно, чтобы на предприятии был составлен профиль должности. Пример унифицированного документа привести достаточно сложно, так как данный вопрос не регламентируется законодательством, а остается на усмотрение руководителей предприятия.
Профиль является одним из основных инструментов, который используется при отборе кандидатов на замещение той или иной вакантной должности. Кроме того, в соответствии с этим документом может проводиться периодическая аттестация персонала или же проверка по итогам В зависимости от результатов исследования, могут быть выявлены направления по повышению уровня квалификации.
При составлении профиля может быть использован один из двух подходов. Ситуативный имеет место тогда, когда необходимо в срочном порядке закрыть свободную вакансию. В данном случае описание должности может быть составлено весьма приблизительно с указанием лишь основных характеристик. Если же говорить о методическом подходе, то разрабатывается основательный подробный документ, который постоянно используется в практике подбора персонала.
Типовой процесс разработки профиля должности подразумевает прохождение нескольких последовательных этапов. Для начала изучаются особенности профессии, а также требования к ней, выдвигаемые нормативно-правовыми актами. Также необходимо сформировать группу компетентных специалистов, которые будут принимать участие в составлении документов. Профиль составляется с учетом организационной структуры предприятия, а потому она также должна быть тщательно изучена. Основная часть документа — это описание должностных обязанностей потенциального сотрудника, а также требования к компетенциям. Также стоит уделить внимание личным качествам (коммуникабельность, стрессоустойчивость и так далее).
Профиль должности — довольно распространенное словосочетание, используемое менеджерами по персоналу, руководителями, кандидатами, ищущими работу. Цель данного обзора — разобрать это понятие, определить его место в системе управления персоналом и представить наиболее эффективные способы его создания. Итак, профиль должности — это своего рода эталон качественного выполнения некой работы. Набор успешных характеристик работника, позволяющих ему успешно справляться с работой. Характеристик, формализованных так, чтобы быть готовыми для более или менее объективной оценки.
Именно при правильно проведенной оценке появляется возможность не только сформировать успешную команду, но и четко понять, в какую сторону нужно развивать сотрудников, чему их обучать, чтобы повысить эффективность их работы. Создание профиля должности — это наличие четких стандартов и требований ко всем должностям в компании. В свою очередь это помогает систематизировать работу менеджера по персоналу и более структурированно подойти к развитию, оценке, подбору, формированию кадрового резерва, а также созданию четких грейдов, которые служат показателями справедливости размера выплачиваемой заработной платы.
Пример профиля специалиста
Давайте рассмотрим пример профиля инженера по технической безопасности.
| Должность | Инженер по технической безопасности |
| Подразделение | Технологический отдел |
| Миссия компании | Инновационность – сотрудники стремятся становиться лучше и развивать компанию |
| Руководитель | Главный инженер |
| Подчиненный персонал | Нет |
| С кем взаимодействует | Работники производственного и технологического отдела |
| Обязанности | Контролировать соблюдение норм производства.Оценивать состояние оборудования и здания.Предотвращать появление аварийных ситуаций.Проводить инструктажи.Составлять отчеты. |
| Умения и знания | Должен знать:стандарты техники безопасности;особенности эксплуатации оборудования;нормативные правовые акты, методические материалы по технике безопасности;основные процессы производства.Должен уметь:анализировать состояние работников для уравнивания условий их деятельности на всех этапах производства;оценивать соответствие количества работников уровню нагрузки;оказывать первую медицинскую помощь. |
| Ожидания | Снижение уровня несчастных случаев на производстве на 40%.Увеличение производительности труда работников производства на 10% |
| Личные качества | Объективность и беспристрастность.Способность устанавливать и поддерживать конструктивные отношения с коллективом.Умение связно изъясняться в письменной и в устной форме. |
| Требования к образованию | Профессиональное техническое образование (среднее или высшее) |
| Требования к опыту | Четырехлетний опыт работы на производстве в качестве квалифицированного работника или два года на аналогичной должности |
Какие задачи помогает решить профиль должности?
- Подбор кадров . Правильно сделанный профиль должности помогает решить раз и навсегда проблему с подачей заявки на подбор персонала. Использование данного документа поможет и внешнему, и внутреннему рекрутеру избежать большинства ошибок при отборе и показывать максимально соответствующих и эффективных кандидатов.
- Оценка персонала. На основе профиля должности можно создать такую систему оценки персонала, которая позволит выявить не только реальный возможности кандидата или сотрудника, но и достигнутые им результаты. Возможности оценивают в соответствии с наличием и степенью развитости определенных компетенций. Результаты выявляются относительно тех функций, который выполняет сотрудник на своем рабочем месте. Оценкой первого занимается менеджер по персоналу, а второго — непосредственный руководитель сотрудника.
- Обучение персонала. Не секрет, что в свете быстрого развития современных технологий именно кадры играют решающую роль в процветании предприятия. Поэтому эффективно выстроенный план развития сотрудников поможет своевременно избежать проблем с повышением квалификации персонала и его обучением. Для построения такой системы развития профиль должности используется в качестве фундамента.
- Кадровый резерв. Профиль должности позволит очень быстро и максимально прицельно сформировать кадровый резерв, как из внутренних, так из внешних кандидатов. А это в свою очередь поможет избежать лишних проблем при заполнении вакантной должности, как показывает практика, намного дешевле вырастить своего специалиста, чем привлечь такого же со стороны. В первом случае, риски значительно повышаются.
- Зона ответственности работника. Самый распространенный вид рабочих конфликтов возникает на основе непонимания своей зоны ответственности каждым сотрудником. Профиль должности такого рода конфликты сводит к нулю.
- Система оплаты. И последняя, но не маловажная деталь, которую делает возможной профиль должности — это введение соответствующей градации заработных плат на основе профиля должности. Ведь при четком описании функциональных должностных обязанностей, объективно сформулированной оценке профессиональных компетенций появляется возможность четкого распределения уровня заработных плат сотрудников.
Зная функционал должности, требования профстандарта и сложность задач сотрудника, определите, что важнее на этой должности: обладать определенным опытом, навыками, качествами или моделями поведения. Например, для сотрудника на руководящую должность на первом месте стоит требование к опыту руководства группой людей, далее – качества и модели поведения, а для вакансии специалиста, который обслуживает клиентов, наиболее важны качества и модели поведения, при этом соискатель может вообще не обладать опытом работы в данной сфере.
Самостоятельно определите важность и приоритетность опыта перед качествами и моделями поведения. При этом учтите требования профстандарта к опыту и навыкам данной должности. В дальнейшем используйте данные критерии отбора на собеседовании.
Этот любопытный рекрутер
Создание портрета кандидата – совместное творчество рекрутера и работодателя. Поэтому постарайтесь не отмахиваться от вопросов своего агента по подбору – лучше подготовьте всю необходимую информацию заранее. А он может спросить следующее:
- Общая информация об организации:
- История компании, основные вехи развития, главные сведения о продуктах-услугах.
- Место компании на рынке, стабильность, прогнозы развития.
- Количество сотрудников, уровень «текучки» персонала и их причины.
- Описание корпоративной культуры, дресс-код, специфические требования к персоналу.
- Состояние офиса, оснащенность техникой, оборудование рабочих мест, наличие зон отдыха для сотрудников, организация питания — кафе/столовая/кухня.
- Подробный разбор вакансии:
- Причины появления вакантного места:
а) должность только вводится;
б) должность существовала ранее, но сотрудник был уволен/уволился. - Причины увольнения предыдущего сотрудника. Его главные положительные и отрицательные качества.
- Важность самой вакансии для деятельности компании.
- Должностные обязанности и зоны ответственности будущего сотрудника, а также перечень его личностных качеств.
- Предъявляемые требования к работнику и уровень его компетенций.
- Иерархия: кому подчиняется сотрудник на данной должности, и кто находится у него в подчинении.
- Зарплата, компенсационный пакет, особые условия (например, выделение служебного телефона, водителя с машиной и т.п.).
- Причины появления вакантного места:
Шкала оценки компетенции
| Важность | Уровень | Характеристика |
| 1 | Начальный | Сотрудник не обладает необходимыми знаниями |
| 2 | Минимальный | Уровень компетенции ниже требуемого |
| 3 | Средний | Уровень профессиональных компетенции соответствуют ожидаемым. Сотрудник в силах решать стандартные задачи |
| 4 | Профессионал | Компетенции сотрудника выше нормы. Сотрудник уверенно владеет навыками, способен решать нестандартные ситуации, помогает коллегам в трудовой деятельности |
В конечном результате у вас должен получиться вот такой профиль должности:
|
Должность |
Менеджер по подбору персонала |
|
Подразделение |
Отдел подбора персонала |
|
Миссия компании |
Быть рядом с клиентом, помочь с помощью того, что умеем делать |
|
Непосредственный руководитель |
Руководитель отдела подбора персонала |
|
Подчиненные |
|
|
С кем взаимодействует |
Линейные руководители всех подразделений |
|
Обязанности |
Поиск и подбор специалистов всех подразделений компании Формирования кадрового резерва согласно потребности компании Анализ рынка труда на предмет уровня заработных плат Поиск дефицитных кандидатов методом прямого поиска Формирование бренда компании Разработка программы адаптации новых сотрудников Контроль прохождения испытательного срока |
|
Профессиональные умения/знания |
Что должен знать: Основы процесса поиска и подбора персонала для менеджеров среднего звена и линейных руководителей Основы проведения переговоров на уровне руководителей Правила формирования заработной платы на предприятии Технология прямого поиска кандидатов Что должен уметь: Пути поиска кандидатов Отбирать на начальном этапе кандидатов, которые максимально соответствуют профилю должности и требованиям Работать в условиях цейтнота Работать с большими объемами информации Находить альтернативные пути поиска пассивных кандидатов Вести переговоры на уровне топ менеджеров относительно предложений по трудоустройству Анализировать состояние рынка на основе вводных данных Оценивать сотрудников на предмет прохождения испытательного срока Выявлять факторы, влияющие на процесс прохождения испытательного срока Минимально снижать риск на этапе адаптации нового сотрудника Формировать кадровый резерв, как из внешних, так и из внутренних кандидатов |
|
Критерии оценки |
Своевременное закрытие вакансий Наличие кадрового резерва кандидатов Количество кандидатов, прошедших испытательный срок |
|
Личные компетенции |
Коммуникабельность, умение выявлять потребности, умение принимать решения и нести ответственность за них, стрессоустойчивость, аналитические способности, внимательность, дружелюбие |
|
Требования к образованию |
Высшее, предпочтительно в сфере управления персоналом, психологии или педагогики |
|
Требования к опыту |
Опыт в сфере подбора персонала на позиции менеджеров среднего и высшего звена от 3 лет или агентство по подбору персонала |
|
Владения ПК |
Как выбрать инструменты оценки соответствия сотрудника профилю должности
Когда определили и описали все требования к должности, а также разработали критерии оценки результата труда, составьте список оптимальных методов и инструментов, с помощью которых вы сможете оценить данные требования и критерии работы. Перечень оптимальных методов оценки выберите в зависимости от целей оценки, знаний и навыков человека, который будет оценивать, специфики деятельности организации и т. д.
Разбейте методы оценки на две группы: для работающего персонала и для кандидатов.
При оценке соискателя на свободную должность по профилю должности используйте, например, анализ резюме, собеседование, профессиональное тестирование, деловые и ролевые игры, рекомендации, практическое задание и т. д.
Чтобы упростить выбор инструмента, определите, какие действия выполняет сотрудник, какими знаниями и опытом он должен обладать для успешного выполнения этих действий. На основании требований к знанию и опыту выберите инструмент, который позволит их выявить. Например, секретарь должен быстро и грамотно составлять документы. Чтобы оценить данный навык, используйте пробное задание – дайте кандидату задание в ограниченное время составить конкретный документ: письмо, приказ, служебную записку и т. д.
В поисках ценного сотрудника: как составить профиль должности
Профили должностей представляют собой набор профессиональных и личных компетенций, которым должен соответствовать претендент на ту или иную должность. На данный момент не существует формализованного описания характеристик, которыми должен обладать представитель той или иной профессии, а потому данные документы руководители составляют самостоятельно.
Можно сказать, что профиль должности является своего рода эталоном, в соответствии с которым работник должен выполнять свои обязанности. Описание должно быть подробным, а главное — реалистичным. Документ должен отображать следующие основные позиции:
- место и значимость должности в организационной структуре конкретного предприятия;
- функциональные обязанности, которые должен выполнять работник, принятый на данную позицию;
- профиль, в котором перечислены основные компетенции, которыми должен обладать претендент на должность;
- личные качества, которые необходимы для выполнения тех или иных обязанностей;
- минимальный перечень требований, которые организация выдвигает к своим сотрудникам.
Таким образом, можно сказать, что профили должностей представляют собой набор характеристик, которым должен соответствовать работник. Это определенный стандарт, который описывает обязанности, а также квалификационные и личные параметры претендента.
Составление профиля должности — это достаточно трудоемкий процесс. Необходимость его обусловлена тем, что данный документ позволяет определить параметры, которыми должен обладать ценный сотрудник. Правильно сформулировав профиль, кадровики значительно облегчают процесс поиска и подбора новых работников. При составлении документа стоит руководствоваться рядом рекомендаций и правил:
- Название должности должно быть кратким и четко отражать ее суть. Также стоит составить краткое описание, которое будет содержать перечень основных обязанностей работника. Может быть представлено в виде перечня задач. Это и будет основой профиля должности.
- Перечень основных сведений о должности должен включать не только порядок работы, но также и размер заработной платы, что будет являться одним из ключевых моментов при собеседовании. Также стоит описать иерархию подчиненности, а также приблизительный перечень лиц, с которыми придется взаимодействовать новому сотруднику.
- Для выполнения должностных обязанностей требуется обладание набором определенных компетенций. Данный список не должен быть слишком обширным (не более 10 пунктов). Он может быть составлен на основании личного опыта, теоретических исследований, наблюдений за сотрудниками, а также социологического опроса. Вы можете разделить компетенции на несколько групп (например, специфические и корпоративные).
Профиль должен быть одновременно кратким и емким. Это позволит получить исчерпывающую информацию, не затрачивая слишком много времени на ее обработку.