Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный документооборот в организации: пошаговый алгоритм внедрения ЭДО». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Никто не заставляет использовать электронный документооборот, но государство создаёт такие условия, что он становится необходимостью. Например, ЭДО нужен для работы с маркированными товарами. Многие маркетплейсы уже работают только с электронными документами.
Почему надо переходить на ЭДО
ФНС России поддерживает электронный документооборот между хозяйствующими субъектами и расширяет перечень утверждённых форматов электронных документов. Так, например, с 12 января 2022 года действуют форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказ-наряда. Вполне возможно, что в 2023 году появится обязанность эти документы делать только в электронном виде.
Кроме того, ЭДО значительно расширяет географию бизнеса. Ведь договор можно подписать с заказчиком, находящимся на другом конце страны, и начать поставки товаров. Поэтому переход на ЭДО — тема более чем актуальная.
Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?
При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).
Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.
Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.
Документооборот без программного обеспечения
Да, электронные документы могут существовать отдельно от СЭД. Не всегда организации готовы на внедрение системы электронного документооборота, однако и работать с кипой бумаги мало кто хочет. В этом случае файлы отправляют друг другу через Скайп или по почте, а в случае с подписями ограничиваются обычными сканами или используют неквалифицированную подпись.
В чем минусы такого подхода?
В первую очередь — это безопасность данных. Отправленные через электронную почту документы могут храниться на компьютере получателя без должной защиты, нет никакой гарантии, что утечки данных не произойдет. Кроме того, документы без юридически значимой подписи не имеют силы, поэтому в случае разногласий с партнерами никакой ценности на переговорах или в суде иметь не будут.
Безусловно, можно подписать с контрагентом соглашение о признании юридической значимости сканированных версий. Тогда сканы, отправленные по почте, будут иметь юридическую силу. Однако, это не гарантирует безопасность данных, не дает никакого контроля над сроками, а также приводит к тому, что сотрудники тратят довольно много времени на сканирование, отправку и ожидание ответа.
Этот способ оправдан для второстепенной документации, однако он не выполняет всех функций безопасного обмена документами между организациями.
Документооборот в бизнес-процессах
Большой плюс интеграции ELMA и Диадок — это возможность включить обмен документами с другими компаниями в любые процессы своего предприятия. Для этого в дизайнере ELMA предусмотрены специальные блоки: «Отправка», «Подписать», «Отклонить подпись», «Ожидание смены статуса», «Загрузка печатной формы».
Их можно использовать как любые другие элементы BPMN при моделировании процессов, тем самым закрывая все нужды компании в документообороте. Вы можете отправлять и подписывать счет-фактуры, накладные, договоры, дополнительные соглашения, акты приемки-сдачи и т.д.
Система сама поставит нужному человеку задачу подписать и отправить документ, а руководство в любой момент сможет отследить движение документов по их статусам.
Это быстро, безопасно, наглядно и максимально удобно. Сотрудники не ходят с распечатанными договорами в руках, секретарю не нужно принимать и распределять кипы документов от курьера. Компания не платит курьеру за доставку и заодно снижает расходы на бумагу, цены на которую в последнее время выросли в разы.
Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.
- Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
- Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
- Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
- Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
- Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.
Этап 2. Строим схему документооборота
Необходимо продумать схему движения электронных документов на всех этапах. Стоит проанализировать существующий порядок работы с документами и адаптировать его к электронному:
- определить, сколько сотрудников работают с документами;
- обозначить цепочку передачи документов и прописать этапы их согласования;
- назначить ответственных лиц за подписание и отправку определенных файлов;
- уточнить порядок передачи сведений контролирующим органам, передачи пояснений при проверках и т.д.
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
На первом этапе рекомендуем создать рабочую группу. В нее можно включить следующих специалистов и/или руководителей соответствующих структурных подразделений:
- кадровиков и юристов, которые хорошо знают HR-процессы, состав кадровых документов, имеют правовые знания в области трудового законодательства;
- специалистов по внедрению электронного документооборота. Как правило, в крупных компаниях в состав служб ДОУ включены структурные подразделения по автоматизации. Они имеют большой опыт внедрения СЭД и обладают техническими знаниями, а также владеют методикой проектирования таких систем. Также к работе привлекаются специалисты ИT-отделов, которые будут отвечать за выбор платформы, интеграцию ее с существующей ИТ-инфраструктурой;
- службы ДОУ и/или архива организации, которые будут контролировать соблюдение законодательства по вопросам обработки и обеспечения хранения документации по личному составу;
- отдельных специалистов из числа тех, кто потом будет работать в системе.
Утверждая состав рабочей группы, следует определить интегратора и ответственного за каждый участок. Лучше всего это прописать в приказе о создании рабочей группы по внедрению КЭДО.
На кадровую службу возлагаются:
- анализ кадровых процессов и выработка мер по их оптимизации;
- определение состава кадровой документации, которая будет переведена в электронный формат;
- подготовка локальных нормативных актов и
- обеспечение взаимодействия с сотрудниками.
В Примере 1 мы показали возможный вариант приказа о создании рабочей группы, в котором обязательно надо выделить основного ответственного за модификацию существующей информационной системы (ИС) или разработку и внедрение новой ИС. Обычно только после составления техзадания становится понятен объем программирования, этапы внедрения и возможные сроки реализации задумок.
Рабочая группа готовит план перехода (дорожную карту, график), в котором прописываются задачи, этапы, конечный результат каждого этапа и ответственные за его выполнение. С ИТ-мероприятиями должны быть увязаны и организационные мероприятия, которые требуются для запуска проекта: нужно составить и подписать с работниками целый комплекс документов, чтобы новая технология была легитимной.
При разработке плана следует принять решение, будет ли компания распространять КЭДО на весь персонал или в порядке эксперимента разработает сначала пилотный проект для ограниченного круга работников. К пилотному проекту удобнее привлекать сотрудников административных подразделений и офисный персонал, поскольку для них легче обеспечить доступ к ИС.
Также важно определить виды документов, которые будут формироваться в ИС. Их список может быть приложен к локальному нормативному акту об электронном взаимодействии работодателя и работников (см. Пример 2). В идеале нужно:
- подготовить список автоматизируемых процессов,
- по каждому выявить оформляемые документы (лучше перечислить все: и электронные, и бумажные, чтобы была полная картина);
- установить, при помощи какого вида электронной подписи какие действия совершаются с электронными документами (кроме подписания еще возможно утверждение, согласование, ознакомление).
Что такое система электронного документооборота?
ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.
Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:
- обмен документами внутри компании;
- передача документов между разными компаниями через интернет.
Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.
До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:
- высокий уровень защиты данных;
- возможность построить сложные схемы согласования документов;
- простота использования.
Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.
Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.
Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:
-
Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.
-
Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку «подписать», вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку «отправить». Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.
-
Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».
-
Если вы нашли ошибку после того, как подписали и отправили документ, надо воспользоваться функцией аннулирования. Так можно поступить в любой момент, когда вы нашли в нем ошибку. Но если отправитель уже начал исправлять документ, аннулировать его не получится. Аннулирование чаще инициируется отправителем, для получателя правильно использовать опцию «отклонить».
Сколько стоят электронные документы, затраты на переход на ЭДО
| Статья расходов | 1000 бумажных документов | 1000 электронных документов |
|
Печать (3 руб — одна сторона, пакет документов — 3 листа) |
18 000 руб. |
— |
|
Электронная подпись |
— |
2 000 руб. |
|
Лицензия средства криптозащиты |
— |
1 200 руб. |
|
Доставка |
40 000 руб. заказным письмом |
7 000 руб. |
|
Итого |
58 000 руб. |
10 200 руб. |
Основные принципы внутреннего документооборота.
Внутренние документы организации составляют большую часть ее документооборота. Именно поэтому так важно организовать учет и оперативное и качественное прохождение жизненного цикла внутренней документации.
Как движется документ во внутреннем ЭДО:
- Подготовка документа.
- Согласование документа.
- Подписание документа.
- Регистрация документа.
- Отправка.
- Прием документа.
- Первичное рассмотрение.
- Повторное рассмотрение.
- Вынесение резолюции.
- Исполнение документа.
- Направление документа в архив.
Как отличаются запросы на ЭДО у крупных и малых компаний.
Требования к ЭДО крупного бизнеса:
- проработанная функциональность для охвата множества процессов с учетом специфики отрасли,
- ресурсоемкость решений,
- юридическая значимость документов при межкорпоративном обмене,
- удобство работы с решением,
- вариативность доступа к системе – через компьютеры, мобильные приложения, веб-доступ и другие сервисы.
Требования к ЭДО малого бизнеса:
- минимальные затраты на внедрение и обслуживание решения,
- наличие универсальных решений,
- наличие мобильного приложения,
- возможность получения оперативной консультации,
- возможность «роста», то есть расширение возможностей системы без вложения больших ресурсов.
1. Вы экономите деньги. Оплата услуг курьерских служб, стоимость конвертов — поначалу может показаться, что это не такие большие деньги. Но за год может набежать немалая сумма.
2. Вы экономите время. Обмениваться документами по ЭДО можно так же быстро, как и письмами по электронной почте.
3. Постоянный доступ. Вы можете отправить документ в любое время и с любого компьютера, если на нём установлена ваша цифровая подпись.
4. Безопасность и конфиденциальность. Важные письма не потеряются при пересылке и не попадут «случайно» к конкурентам. Всё тайное останется тайным. Также вы сможете получить документ за любой предыдущий период, если бумажный оригинал был утерян.
5. Облачное хранение. Все ваши документы будут храниться в облаке, и не нужно оборудовать отдельное помещение для складирования бумаги.
При этом любой документ из ЭДО вы можете в любой момент распечатать на принтере, и на нём будут метка об электронной цифровой подписи и уникальный ID в системе ЭДО. Поэтому даже фанаты бумажного документооброта могут быть спокойны. Хотя мы бы рекомендовали прислушиваться к эко-трендам, и во благо сохранения природы идти на встречу цифровизации.