Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения отчетности в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Сроки хранения документов по бухучету
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.
К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).
Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).
Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.
Сроки хранения документов
Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.
При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.
Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.
Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:
- первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
- бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
- аудиторские заключения.
Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:
- учетная политика;
- стандарты экономического субъекта;
- документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.
Обилие требований делает процесс определения сроков хранения документов довольно сложным. Информацией об отдельных аспектах работы с документами могут обладать различные службы – финансовая, юридическая, коммерческий отдел, отдел качества и прочее. Службе ДОУ сложно (если не сказать, невозможно) будет в одиночку справиться с такой задачей. Поэтому важно наладить на предприятии совместную и систематическую работу ключевых специалистов из разных подразделений. Только тогда реально будет собрать необходимую информацию, чтобы как можно раньше избавляться от документов, которые уже стали ненужными, и при этом сохранять то, что действительно необходимо.
Вы также можете ознакомиться с ответами на следующие вопросы:
- Как определить сроки хранения аудиовизуальной, звуковой и видеоинформации? Регламентирован ли срок хранения записей телефонных совещаний организации, переговоров?
- Какие электронные документы нужно включить в номенклатуру дел?
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Чем регламентируются сроки хранения документов в организации
В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится:
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
В список «иных нормативных правовых актов Российской Федерации» входят:
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.
Сроки хранения документов акционерных обществ определены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Уничтожение документов бухгалтерского учета
Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.
Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10. 2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08. 02. 1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26. 12. 1995 № 208-ФЗ).
В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.
Из материала, подготовленного экспертами службы Правового консалтинга ГАРАНТ, вы узнаете каковы сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, а также особенности порядка их хранения
25.08.2016Автор: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Лазукова Екатерина
Документы бухгалтерского учета
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).
В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.
Например:
- бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):
а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;
б) годовая — постоянно;
в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);
г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
- налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
- декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
- налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
- первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
- переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
- реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
- документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
- документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
- акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).
Документы налогового учета
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов,осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 специальными нормами, обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ)).
Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.
Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12.
Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:
- убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
- убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@).
На момент реализации также учитываются расходы в виде:
- цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
- стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второйп. 2 ст. 254 НК РФ);
- цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
- стоимости приобретения покупных товаров.
Сроки хранения электронных документов
Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.
Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.
Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.
Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов
При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права. Среди основных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить следующие:
- Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105.
- Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.02);
- Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558).
Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов
Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:
- госорганы, органы местного самоуправления;
- компании.
ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.
Какие преимущества хранения электронных документов в специализированном ПО электронного архива организации?
Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.
При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:
- Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
- Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
- Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
- Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
- Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
- Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
- Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
- Счета-фактуры – 4-летний срок.
Какие документы и за какой период хранятся в архиве Росимущества?
Ответственность за нарушение срока хранения
Как видим, в соответствии с законодательством любая организация (независимо от формы собственности) обязана обеспечить хранение своих документов в течение установленных сроков.
Выше приводилось, что за непредставление в установленный срок в налоговые органы и территориальные отделения ПФР и ФСС РФ документов или иных сведений, необходимых для контроля, налогоплательщик-страхователь может быть оштрафован на 200 руб. за каждый непредставленный документ.
Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение сроков хранения документов по различным участкам учета, в частности:
- нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение на должностных лиц экономического субъекта административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ);
- несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям влечет наложение административного штрафа (п. 6 ст. 15.25 КоАП РФ):
на юридических лиц — в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.;
- нарушение установленных сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля влечет наложение административного штрафа (п. 2 ст. 14.20 КоАП РФ):
Ответственность за нарушение срока хранения
Как видим, в соответствии с законодательством любая организация (независимо от формы собственности) обязана обеспечить хранение своих документов в течение установленных сроков.
Выше приводилось, что за непредставление в установленный срок в налоговые органы и территориальные отделения ПФР и ФСС РФ документов или иных сведений, необходимых для контроля, налогоплательщик-страхователь может быть оштрафован на 200 руб. за каждый непредставленный документ.
Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение сроков хранения документов по различным участкам учета, в частности:
- нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение на должностных лиц экономического субъекта административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ);
- несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям влечет наложение административного штрафа (п. 6 ст. 15.25 КоАП РФ):
на юридических лиц — в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.;
- нарушение установленных сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля влечет наложение административного штрафа (п. 2 ст. 14.20 КоАП РФ):
на юридических лиц — в размере от 10 000 до 20 000 руб.;
на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб.;
- нарушение рекламодателем, рекламопроизводителем или рекламораспространителем сроков хранения рекламных материалов или их копий, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы, установленных законодательством о рекламе, влечет наложение административного штрафа (ст. 19.31 КоАП РФ):
на юридических лиц — в размере от 20 000 до 200 000 руб.;
на должностных лиц — от 2000 до 10 000 руб.;
- неисполнение акционерным обществом — профессиональным участником рынка ценных бумаг обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, влечет наложение административного штрафа (п. 1 ст. 13.25 КоАП РФ):
на юридических лиц — в размере от 200 000 до 300 000 руб.;
на должностных лиц — от 2500 до 5000 руб.;
- неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, влечет наложение административного штрафа (п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ):
Что относится к документам постоянного хранения?
- приказы по основной деятельности;
- акты об уничтожении дел и утрате документов;
- номенклатура дел;
- штатные расписания;
- журнал регистрации приказов по основной деятельности;
- описи дел постоянного хранения и по личному составу;
- целевые программы информатизации;
- ценники, тарифы на продукцию и услуги;
- уставные документы;
- реестры владельцев ценных бумаг;
- годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
- годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
- документы о приватизации;
- списки лиц, имеющих право на дивиденды;
- паспорта сделок;
- документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
- документы о благотворительной деятельности.