Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личные дела работников: кто должен оформлять». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
– внутренняя опись документов личного дела;
– дополнение к личному листку по учету кадров;
– личный листок по учету кадров;
– автобиография;
– копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
– заявление о приеме на работу;
– копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции по ведению личных дел).
При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
– декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
– обязательство по соблюдению ограничений, предусмотренных законодательством о борьбе с коррупцией;
– контракт (для государственных служащих);
– справка-объективка;
– анкета;
– копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
– копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
– копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
– направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
– характеристики и аттестационные листы;
– списки научных трудов и изобретений;
– заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
– копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
– иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
Как заполняется листок по учету кадров?
Образец оформления дополнения к личному листку по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме, которая прилагается к Инструкции по ведению личных дел.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.
Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
– на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;
– не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
– фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например, Сидорский Олег Николаевич;
– в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например, 15.08.1962;
– место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например, БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
– в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
– в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;
– если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
– наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
– в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;
– в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
– в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
Образец заполнения листка по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
– в графе «Место жительства» указываются адрес регистрации, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения.
Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
Все изменения в сведениях, которые произошли с работником во время работы в организации (изменение фамилии, получение более высокой ступени образования и др.), отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.
Копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность)
Этап формирования личного дела завершается включением в него копии (выписки) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
УСОРД установлена унифицированная форма приказа о приеме на работу.
Справочно:
унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления.
Например:
Общество с ограниченной ответственностью «Ярдик»
(ООО «Ярдик»)
ПРИКАЗ
29.10.2015 № 302-к
г. Минск
О приеме на работу
ПРИНЯТЬ:
ЩЕГЛОВУ Ирину Петровну на должность ведущего юрисконсульта в юридический отдел 29.10.2015 по контракту сроком на 1 год с 29.10.2015 по 28.10.2016 с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Щегловой И.П. от 29.10.2015 № 108.
2. Контракт от 29.10.2015 № 200.
Директор общества Подпись А.В. Трус
Визы
С приказом ознакомлена Подпись И.П. Щеглова
В личное дело включаются не сами приказы о приеме на работу (назначении на должность), а их копии.
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь (п. 64 Инструкции по делопроиз-
водству).
Однако обращаем ваше внимание, что исключением в данном случае являются ксерокопии документов, изготовленных на гербовых бланках, которые заверяются печатью в соответствии с п. 9 Положения.
В том случае, если приказ о приеме на работу содержит большое количество пунктов (например, о приеме на работу нескольких работников), то в личное дело подшивается, как правило, выписка из приказа.
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
Документы, необходимые для заполнения личной карточки
Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.
В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:
- паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
- трудовая книжка;
- страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.
В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:
- документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
- загранпаспорт;
- справка о наличии (отсутствии) судимости.
Требования к составу документации личного дела
Определяя, что должно быть в личном деле работника, работодатель исходит необходимости включать туда документы, связанные непосредственно с трудовыми взаимоотношениями.
В личное дело не следует помещать документы, имеющие незначительные периоды хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).
Обычно личное дело включает:
- документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ;
- оформляемую нанимателем в обязательном порядке в процессе выполнения им должностных функций.
Условно состав личного дела сотрудника можно поделить на 3 части:
- Документы при приеме на работу.
- Документы о прохождении сотрудником конкурса в качестве соискателя при приеме на работу (если проводился).
- Документы с информацией о деятельности сотрудника у работодателя.
В результате, в перечень документов в личном деле включают как сведения, носящие характер персональной информации о сотруднике, так и данные о непосредственном выполнении им трудовых обязанностей.
Все их располагают в хронологическом порядке, а каждый лист дела нумеруют.
Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:
- страницы паспортов;
- свидетельства о присвоении ИНН;
- карточки СНИЛС;
- свидетельства о браке и рождении детей;
- военные билеты.
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.
За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.
Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.
То же самое касается документов:
- об образовании;
- о повышении квалификации;
- об отсутствии судимости;
- аттестационных листов;
- характеристик с прошлых мест работы.
Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.
Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.
ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
- руководящее звено;
- заместители руководителей разных уровней;
- ключевые специалисты;
- сотрудники, несущие материальную ответственность;
- кадровый резерв и др.
К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.
Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней
В личное дело не включаются:
– копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
– справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
– другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме.
Внутренняя опись содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».
Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения:
– фамилия, имя, отчество;
– дата и место рождения;
– полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
– трудовая деятельность;
– профессия;
– общественная работа, участие в выборных органах;
– отношение к воинской службе и воинское звание;
– наличие правительственных и других наград и поощрений;
– сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Образец заполнения автобиографии
Автобиография
Я, Щеглова (Федорцова) Ирина Петровна, родилась 12 сентября
1984 года в городе Минске.
С 1991 по 2001 гг. обучалась в средней школе № 45 г. Минска. Школу окончила с золотой медалью.
С 2001 по 2006 гг. обучалась в Белорусском государственном экономическом университете на факультете права. Получила квалификацию «юрист».
Трудовую деятельность начала в 2006 г. в ООО «Трэки» в должности юрисконсульта. В 2010 г. была переведена на должность ведущего юрисконсульта. Уволилась из ООО «Трэки» 04.05.2014.
С 2014 по 2015 гг. работала ведущим юрисконсультом ИООО «ГруппаМ».
Я не принимала участия в выборных законодательных и представительных органах. В профсоюзе не состою.
Невоеннообязанная.
Семейное положение – замужем.
Муж – Щеглов Илья Владимирович, 1980 г.р., работает инженером в ООО «Эдванс».
Дочь – Щеглова София Ильинична, 2007 г.р., учится в гимназии № 2
г. Минска.
Отец – Федорцов Петр Олегович, 1950 г.р., пенсионер.
Мать – Федорцова Ольга Андреевна, 1951 г.р., пенсионерка.
Вместе с мужем и дочерью проживаю по адресу: г. Минск, ул. Лидская, 25-12.
Телефон: +375 17 236 45 16.
Щеглова 29.10.2015
Оформляем личное дело работника
Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке.
В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
При разработке бланка заявления можно воспользоваться унифицированной формой заявления о приеме на работу, включенной в УСОРД.
Контракт
Трудовой договор
Ответственность работника и нанимателя
Наименование должностей и профессий
Отпуска и свободные дни
Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.
В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):
- заявление о приеме на работу;
- анкета;
- копия паспорта;
- копии актов гражданского состояния;
- копии документов воинского учета;
- копия ИНН и т.д.
Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
- приказы о поощрениях или наложении взысканий;
- договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
- соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
- докладные и объяснительные записки;
- акты нарушения трудовой дисциплины;
- приказ об увольнении.
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:
- страницы паспортов;
- свидетельства о присвоении ИНН;
- карточки СНИЛС;
- свидетельства о браке и рождении детей;
- военные билеты.
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.
За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.
Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году
Для оформления нового сотрудника на работу требуется, чтобы он предоставил документы, необходимые для трудоустройства. Перечень их в последнее время претерпел ряд изменений, и на сегодня выглядит так (ст. 65 ТК РФ):
- Паспорт работника (или иное удостоверение личности).
- Трудовая книжка и/или «Сведения о трудовой деятельности» (форма СТД-Р). Не запрашиваются, если человек устраивается на свое первое место работы — в 2020 году работодатель обязан сам завести ему трудовую книжку, уведомив затем о возможности выбора бумажной или электронной формы документа в срок до 31.12.2020. Но с начала 2021 года тем, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые оформлять уже не надо – по ним будет возможно ведение только «Сведений о трудовой деятельности».
- СНИЛС – может предоставляться как в форме пластиковой зеленой карточки (не выдается с 2019 г.), так и в виде уведомления о регистрации в системе персучета ПФР (в т.ч. в электронном виде). Впервые трудоустраивающимся регистрацию в ПФР должен оформить работодатель.
- Документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву).
- Документы об образовании, квалификации, спецзнаниях (если работа требует соответствующей подготовки).
- В определенных случаях предоставляются справки о наличии (отсутствии) судимости, административной ответственности за потребление наркотических веществ и другие документы, обусловленные спецификой будущей работы.
Прочие дополнительные документы работник предоставляет по своему желанию. Например, это могут быть рекомендации с прошлых мест работы, справки, позволяющие претендовать на какие-либо льготы, свидетельства о рождении детей для получения налогового вычета и т.д.
Также работник пишет заявление работодателю с просьбой принять его на работу.
Сроки хранения личных дел
Так как личные дела сотрудников содержат конфиденциальную информацию в виде персональных данных сотрудников, то личные дела должны храниться в сейфах или специальном шкафу, которые должны запираться на ключ. Доступ к такой информации могут иметь только сотрудники, которые уполномочены на это. Такие сотрудники утверждаются приказом организации или индивидуального предпринимателя за подписью директора. Если какой-то сотрудник уволился, то его личное дело может храниться в организации в течение 3 лет после этого. По истечении этого периода, его личное дело передается в архив и хранится там. Все личные дела, которые не используются в работе, хранятся в архиве. Если личное дело сформировано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, а если раньше 2003 года, то 75 лет, а личные дела руководящих сотрудников хранятся бессрочно. Срок хранения начинает отсчитываться с момента передачи дела в архив. Если в личное дело входят документы с разными сроками хранения, то все личное дело хранится по максимальному сроку.
Личные дела могут храниться, например:
- по порядковым номерам;
- по фамилии, имени, отчеству сотрудников (по алфавиту);
- по табельным номерам сотрудников;
- по филиалам, подразделениям;
- по датам открытия личных дел;
- другими способами
Ответственность за ведение личных дел
Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.
Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.
Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.
Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).
Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.
В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.
Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.
Ведение личных дел работников
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:
— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
— изъятие документов, надобность в которых миновала;
— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.
О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Образец оформления внутренней описи личного дела
Внутренняя опись документов личного дела
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника)
| N п/п | Наименование документа | Кол-во листов | Дата выдачи документа | Кому выдан документ | Дата возврата документа | Подпись работника кадровой службы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Дополнение к личному листку по учету кадров | |||||
| 2 | Личный листок по учету кадров | |||||
| 3 | Автобиография | |||||
| 4 | Копия диплома об образовании | |||||
| 5 | Трудовой договор | |||||
| … | ||||||
| И т.д. |
Оформляем личное дело работника
Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке.
В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
При разработке бланка заявления можно воспользоваться унифицированной формой заявления о приеме на работу, включенной в УСОРД.
Контракт
Трудовой договор
Ответственность работника и нанимателя
Наименование должностей и профессий
Отпуска и свободные дни
Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.
В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):
- заявление о приеме на работу;
- анкета;
- копия паспорта;
- копии актов гражданского состояния;
- копии документов воинского учета;
- копия ИНН и т.д.
Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
- приказы о поощрениях или наложении взысканий;
- договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
- соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
- докладные и объяснительные записки;
- акты нарушения трудовой дисциплины;
- приказ об увольнении.
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:
- страницы паспортов;
- свидетельства о присвоении ИНН;
- карточки СНИЛС;
- свидетельства о браке и рождении детей;
- военные билеты.
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.
За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.
Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.
То же самое касается документов:
- об образовании;
- о повышении квалификации;
- об отсутствии судимости;
- аттестационных листов;
- характеристик с прошлых мест работы.
Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.
Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.
Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.
Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.
В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).
Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):
- на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
- каждый лист нумеруется;
- документы подшиваются в хронологическом порядке;
- сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
- максимальное количество листов в одном томе — 250;
- каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.
Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.
ИП Амельченя Евгений Иванович
222924, Минская обл, Стародорожский р-н, д. Языль, ул. Речная, 20
Дата регистрации в Торговом реестре/Реестре бытовых услуг: Не подлежит занесению в реестр
Номер в Торговом реестре/Реестре бытовых услуг: Не подлежит занесению в реестр, Республика Беларусь
УНП: 191274971
Регистрационный орган: Стародорожский райисполком
Дата регистрации компании: 07.09.2012
Режим работы:
| День | Время работы |
|---|---|
| Понедельник | 08:30 — 19:00 (перерыв:12:30 — 13:00) |
| Вторник | 08:30 — 19:00 (перерыв:12:30 — 13:00) |
| Среда | 08:30 — 19:00 (перерыв:12:30 — 13:00) |
| Четверг | 08:30 — 19:00 (перерыв:12:30 — 13:00) |
| Пятница | 08:30 — 19:00 (перерыв:12:30 — 13:00) |
| Суббота | 09:00 — 18:00 |
| Воскресенье | 09:00 — 18:00 |
Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.
ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.
Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь
Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
- руководящее звено;
- заместители руководителей разных уровней;
- ключевые специалисты;
- сотрудники, несущие материальную ответственность;
- кадровый резерв и др.
К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.
Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.
Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
- Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
- Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
- Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
- В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
- Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
- В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
- Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
- Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):
- сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
- сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
- ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
- номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
- фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
- правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
- здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
- срок хранения дела.
В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.
По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.
Личные дела работников: правильное оформление, сроки хранения, уничтожение
Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.
Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье.
А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.
- Обязательно ли вести личные дела работников?
- Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах
- Формирование личного дела работника: образец 2019-2020
- Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
- Итоги