Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы, необходимые для перевозки груза». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Доверенность на получение товара внутри организации обычно выписывается на сотрудников, уполномоченных получать товарно-материальные ценности от лица компании: менеджеров по закупкам, руководителей отдела поставок, логистов, экспедиторов и т.д.
На кого выписать документ
Такая доверенность может быть оформлена с правом передоверия, но предоставляется это право доверителями крайне редко. Во-первых, поскольку проконтролировать лицо, на которое оформляется передоверие значительно сложнее, а во-вторых, доверенности, по которым представителям дается такое право, необходимо обязательно заверять у нотариуса. Для доверителей намного более предпочтительнее вариант оформления сразу несколько доверенностей на разных лиц.
При выписывании доверенности следует знать о том, что они делятся на три вида:
- генеральные (т.е. по сути неограниченные),
- специальные (с определенным сроком действия),
- единовременные (для какого-то одного конкретного дела).
Как уже говорилось ранее, заполненные образцы доверенностей на получение заказов и товаров от организации или ООО должны храниться в архивах предприятия, как минимум, в течение пяти лет. Подобная запасливость убережет владельца бизнеса от всевозможных проблем и неприятных ситуаций, касающихся споров с сотрудниками, поставщиками, экспедиторами и контрагентами.
Кроме того, современные фирмы нередко сталкиваются со случаями, в рамках которых нужно быстро и грамотно аннулировать ранее сформированный сертификат. Сделать это можно путем создания обыкновенного письменного уведомления, направляемого от имени самой организации. Причем специалисты в области юриспруденции рекомендуют забирать оригинальный бланк, вне зависимости от каких-либо сторонних обстоятельств. Таким образом, хозяин фирмы (или старшее, ответственное лицо), уберегает себя от проблем самого разного характера.
Как правильно заполнить
В российском законодательстве не существует пункта, обязующего непременно заверять лист у нотариуса. Достаточно простого письменного договора доверенности, написанного доверителем. Однако если вы сомневаетесь в том, что вам по плечу составление подобного документа – нотариус может составить его за вас и заверить.
Помните, что поверенным может быть только физическое лицо. Нанимая для процедуры стороннюю фирму, в соглашении должен быть указан определенный сотрудник этой фирмы, его Ф.И.О. и прочие необходимые данные, но никак не реквизиты фирмы.
Необходимым условием выдачи соглашения от компании является наличие у лица, ее выдавшего (доверителя), полномочий на подобные действия. Индивидуальный предприниматель, выдавший подобную доверенность, должен заверить ее своей подписью и печатью (при наличии). Или обратиться к нотариусу.
Как правильно заполнить?
Независимо от того, унифицированную или собственную форму применяет организация, в доверенности следует указать следующую информацию:
- полное наименование компании, от имени которой необходимо получить товар;
- дата выдачи доверенности (без даты документ считается недействительным);
- дата окончания действия доверенности;
- наименование потребителя, для кого получают товар, и плательщика;
- реквизиты банковского счета плательщика за полученные материальные ценности;
- сведения о сотруднике, которому выдана доверенность: должность, ФИО, паспортные данные;
- наименование поставщика товара;
- сведения о документе, на основании которого будут отпущены материальные ценности (счет, договор, заказ и т.д.);
- перечень товара, его количество и единицы измерения;
- подписи доверенного лица, руководителя и главного бухгалтера организации, выдавшей доверенность:
- оттиск печати организации при ее наличии.
Для формы М-2 предусмотрено заполнение отрывного корешка, где содержится информация о реквизитах доверенности, сроке действия, наименовании поставщика товара, доверенном лице. В нем также проставляется подпись сотрудника, обладающего правом получить материальные ценности от имени компании.
Порядок выдачи таких доверенностей предусматривает:
- оформление в единственном экземпляре;
- выдача под роспись получателю;
- регистрацию в журнале либо хранение отрывных корешков (от формы М-2).
Сроком действия доверенностей по формам М-2 и М-2а является 15 дней или календарный месяц. Период действительности документа, оформленного в иной форме, считается календарный год, если иной не указан в тексте.
Бланк доверенности на получение товара от юридического лица в Word
На предприятии может быть разработана своя форма доверенности на получение товара. Как правило, документ разрабатывается с использованием программы Microsoft Word. При оформлении доверенности на фирменном бланке юридического лица указываются сведения об организации (ОГРН, ИНН, юридический адрес), имя руководителя или иного лица, наделенного правом на выдачу доверенностей, и наименование документа, на основании которого действует последний. Далее обязательно указываются личные данные представителя: фамилия, имя, отчество, дата рождения, данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства.
Затем следует подробно описать поручение с указанием списка товаров, которые подлежат получению, и права представителя с указанием права подписи товарных накладных или иных документов, которые сопровождают приемку товара.
Какой документ посчитают доверительным
С точки зрения закона, это письменное разрешение, которое одно лицо выдало другому лицу (или лицам) для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).
Если говорить о документе, который надо подготовить для сотрудника организации, чтобы тот мог получить купленные товары, он составляется в единственном экземпляре уполномоченным работником бухгалтерии и выдается на руки человеку, который станет представлять это учреждение и получать у поставщика купленные товарно-материальные ценности (ТМЦ) по договору.
До 06.06.2011 было запрещено выдавать шаблон доверенности на получение товара на имя человека, который не работает в организации. Но решением Верховного Суда РФ от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 это требование было отменено.
Как составляется доверенность на получение ТМЦ
Выдавать доверенность на получение ТМЦ и удостоверять сам документ вправе только руководитель или иное лицо, которое действует от имени юридического лица в соответствии с учредительными документами. Ни главный бухгалтер, ни юрист организации сами не вправе оформлять и подписывать такой документ.
Доверенным лицом, т.е. кому выдается доверенность на получение ТМЦ, может быть как работник юридического лица, так и стороннее лицо. Если доверенное лицо работает в компании, целесообразно, указать должность. В любом случае в обязательном порядке указываются паспортные данные.
Доверенность на получение ТМЦ изготавливается в письменной форме на фирменном бланке организации. Возможно использование унифицированных норм №М-2 и М-2а, однако, это не обязательно.
В отличие от генеральной доверенности, доверенность на получение ТМЦ обычно выдается в связи с одним конкретным договором, сделкой и иными основаниями. Поэтому в доверенности желательно максимально подробно указать обстоятельства или привести перечень товарно-материальных ценностей, которые надлежит получить.
Правила, нюансы и образцы доверенности
Важнейшим правилом составления доверенности является то, что в документе необходимо обязательно указывать конкретные товары (или группы товаров), а также иных ценностей. Рекомендуется также по возможности указывать их количество. Кроме этого, можно отмечать и несколько дополнительных особенностей:
- Если доверенное лицо получает товары по спецификации или счет-фактуре, в которых, как правило, содержатся наименования товаров, то указывать их дополнительно в доверенности необязательно. Однако следует добавить название документа, в котором содержится этот перечень.
- Доверенность любой формы, оформляемая в отношении любых лиц, обладает типичной письменной формой без каких-то дополнений. Она не нуждается в удостоверении нотариусом.
- Основными установленными формами доверенности на получение товара являются М-2 и М-2а. Их первое различие заключается в том, что форму М-2а используют те категории предприятий, в которых выдача материальных ценностей обладает массовым характером. В иных обстоятельствах применяется форма М-2.
- Фирма может разработать свою уникальную форму доверенности, но с условием, что она будет содержать все необходимые реквизиты. Подобная вольность ничуть не противоречит закону.
Для чего нужна доверенность М2-а
Кроме двухсоставной доверенности М2, существует документ по форме М2-а. Её заполняют тогда, когда нужно часто закупать или доставлять товары. Например, происходит постоянный подвоз товара на склад, и доверенное лицо должно на регулярной основе его принимать от производителя. Этот документ отличается тем, что в нём отсутствует отрывной талон. Когда сотрудник получает форму М2-а, он делает это под роспись в журнале по учёту выданных документов. Оформляется такой документ гораздо проще и быстрее, чем стандартная двухсоставная форма. Это сокращает время на организационные вопросы и позволяет организовать рабочий процесс гораздо эффективнее.
Не только большие предприятия могут выдавать доверенность своим ответственным лицам. Например, индивидуальные предприниматели могут выдавать другому индивидуальному предпринимателю такой документ. Если нужно заполнить форму М2, то нужно указывать фамилии, имя, отчества ИП, их данные из паспорта, а также номер регистрационного свидетельства в статусе ИП. Всё остальное заполняется стандартным образом.
Годовая доверенность на имя сотрудника
Если на предприятии существует сотрудник, который занимается приемкой товара от поставщиков на постоянной основе, руководство может выдать годовую доверенность, чтобы он мог получать материальные ценности.
Форма М2 утверждена постановлением № 71а Госкомстата России от 30.10.1997 г. Выдачей доверенности занимается бухгалтерия. Получатель берёт её под расписку. В доверенности обязательно должны содержаться сведения про организацию, которая её выдала, код ОКПО. Срок доверенности не обязательно должен быть 15 дней. Просто это максимальный срок, после которого нужна будет новая доверенность. Можно указывать и меньшее количество дней, если это требуется для рабочего процесса.
В доверенности указывается наименование плательщика и потребителя. При этом нужно написать полное наименование предприятия, с адресом, банковскими реквизитами. Если потребитель и плательщик совпадают, то в графе «плательщик» нужно написать «он же». В доверенности содержатся данные сотрудника, который получает материальные ценности, наименование поставщика, у кого он их получает, а также должно быть указано основание, по которому нужно получать ценности. Это может быть платежное поручение или оплаченный счёт. Доверенность включает в себя перечень материальных ценностей, которые получает доверенное лицо.
Важно! В конце доверенности ставятся подписи начальника, бухгалтера и «мокрый» оттиск печати компании.
Для доверенности предусмотрена унифицированная форма М-2 и М-2а. Они утверждены Постановлением Госкомстата. Можно сделать и собственную форму с учетом обязательных реквизитов, хотя большинство юрлиц пользуется уже готовыми бланками. Все доверенности вносятся в журнал регистрации и подлежат строгому учету. Лицо, которое является ответственным за регистрацию доверенностей, хранит документы 5 лет со дня окончания их действия.
Доверенность оформляется в письменном виде. Сначала рассмотрим произвольную форму. В шапку в обязательном порядке включаются следующие данные:
- название организации или предприятия;
- наименование документа;
- регистрационный номер;
- дата выдачи, указанная прописными буквами;
- место, где выдана доверенность.
Затем необходимо как можно полнее описать права и обязанности доверенного, срок его полномочий и может ли он передоверить получение ТМЦ другим лицам.
Правила оформления доверенности
Строго установленной формы документа не существует. Доверенность должна быть составлена в письменном виде и содержать обязательные реквизиты:
- Дата выдачи
- Подпись руководителя или уполномоченного лица и главного бухгалтера (для государственных и муниципальных организаций)
- Печать организации
- Наименование документа (Доверенность)
- Регистрационный номер (необязательно)
- Дата прописью
- Место выдачи доверенности
- Если документ составлен не на фирменном бланке, нужно указать название организации
- В тексте должен содержаться список доверенных действий и документов, которые может подписывать доверенное лицо
- Срок действия
- Возможность передоверия
- Образец подписи доверенного
Торговые организации, как правило, используют унифицированные доверенности форм ТМЦ М-2 и М-2а. Эти формы действительны, но применять их не обязательно. При заполнении унифицированной формы необходимо учитывать некоторые требования:
- Указать товарно-материальные ценности и документы (наряд, счет, договор, накладная и т. п.), на основании которых передается товар.
- Составлять список на обороте доверенности нужно, если в документах этот перечень не содержится. Если перечень с указанием количества товаров есть, графы перечеркивают
- Доверенности регистрируются в бухгалтерии
- После выполнения доверенных действий следует в течение суток подать в бухгалтерию подтверждающие документы.
Доверенность на получение ТМЦ — на что обратить внимание
Форма доверенности на получение товара, в принципе, может быть и произвольной, особенно, в случае, когда свои полномочия передает физическое лицо. Этот документ необходим, дабы подтвердить полномочия работника компании, которому поручено осуществлять приемку товара от имени организации или предприятия. Заверяется такая доверенность лишь подписью доверителя, нотариального удостоверения не требуется.
Согласно статье 185 Гражданского кодекса Российской Федерации, данный документ выдается непосредственно лицу, которое будет осуществлять отгрузку или поставку материальных ценностей, либо представителю для предъявления по месту требования.
Если необходимо составить документ передачи полномочий от юридических лиц, то для этого обычно используется образец доверенности на получение товара, предусмотренного постановлением Госкомстата России № 71а от 30.10.1997. Оно предполагает применение унифицированных форм М-2 и М-2а, но и юридические лица могут оформлять доверенность в привычной для себя свободной форме. Но и тогда в ней обязательно должны быть указаны все необходимые реквизиты.
Если сотруднику предприятия поручено получить товар единоразово, то необходимо оформить доверенность по форме М-2. При регулярном получении товара одним и тем же лицом оформляется доверенность по форме М-2а. Доверенность оформляют в одном экземпляре сотрудники бухгалтерии и выдают ее сотруднику, сделав соответствующую запись в журнале регистрации доверенностей. Форма журнала регистрации доступна для скачивания в конце статьи.
Подробнее об этом скажем ниже, здесь же обратим внимание на некоторые детали. В частности, обязательным является перечисление конкретных товаров или иных ценностей с указанием их количества
Иногда на ТМЦ, которые требуется получить третьему лицу по доверенности, составляются и иные документы. Например, для получения товара по месту доставки используется счет-фактура либо спецификация к договору, транспортно-товарная накладная или иной документ, содержащий полный перечень товаров. Тогда допустимо скачать бланк доверенности на получение материальных ценностей и не перечислять в ней все ТМЦ, которые подлежат получению. Но в нее обязательно нужно вписать реквизиты этого первичного подробного документа.
Иногда при составлении этого важного документа допускается серьезная оплошность: не указывается дата ее составления. А это обязательный элемент доверенности, неважно, в унифицированной или свободной форме она исполнена
При отсутствии даты доверенность считается ничтожной, то есть, не будет иметь правовой силы. Стороны в таком случае теряют права и обязанности, предусмотренные официальным документом.
Как составить документ правильно
На доверенности должны быть две подписи: от того, кто доверяет товар и того, кому его доверяют.
Обязательного к применению образца по заполнению такой доверенности не существует. Организации могут писать данный документ в свободном виде или на свое усмотрение разрабатывать его шаблон. Доверенность можно оформлять как на фирменном бланке компании, так и на пустом листе стандартного формата.
При составлении доверенности на получение товара нужно придерживаться рекомендаций и норм, установленных для написания таких бумаг правилами юриспруденции и делопроизводства, чтобы впоследствии документ не вызвал сомнений у заинтересованной стороны. Здесь нужно внести личные данные представителя (по паспорту), а также тщательно и подробно прописать все функции, которые возлагаются на представителя и список документов, который он уполномочен подписывать.
Кроме того, следует обязательно указать период действия доверенности, который по закону ничем не ограничен (т.е. выписывать доверенность можно хоть на 10, хоть на 100 лет). При отсутствии такой информации срок действия документа автоматически равняется одному году с момента его подписания.
Для чего нужна доверенность по форме М-2
Как всем уже стало известно, формы М-2 используют сугубо в тех случаях, когда доверенность оформляется на получение ТМЦ, все же остальные виды доверительных бумаг разрешается составлять в произвольной форме.
Здесь следует учесть тот факт, что основным требованием для таких доверенностей является только письменное составление, поскольку при возникновении каких-либо сомнений в подлинности данного документа, соответствующие инспекционные службы без лишних трудностей смогут изучить почерк написанного в нём текста.
Что касаемо доверительных документов, выданных юридическими лицами, нужно отметить, что в них обязательно должны присутствовать подпись руководства либо уполномоченного на это человека и специальная организационная печать.
Порядок получения товара
По «форме закона» для получения доверенности уполномоченному лицу необходимо расписаться в журнале их учета, который и подтверждает факт данного действия.
При приеме товара доверенное лицо должно предоставить паспорт, который позволит идентифицировать личность и проверить достоверность данных, указанных в данной «расписке». Вместе с доверенностью на забор груза желательно предоставлять ксерокопию паспорта доверенного лица.
Дополнительным атрибутов при приеме товара является проставление «мокрой» печати компанией-получателем на актах и накладных. Данное действие позволяет подтвердить факт передачи продукции, поскольку в акте или накладной дополнительно указывается номер и дата доверительного документа кто является получателем товара, собственно и сама подпись получателя. Кстати, данный образец подписи должен быть идентичен паспорту и предоставленной «расписке».
Особенности оформления ДПТ
Выдача доверенностей на получение товара разрешена только сотрудникам компании (ИП), работающим по трудовым договорам. Срок действия, как правило, не превышает 15 суток, но при необходимости можно оформить ДПТ на один месяц. Если какие-либо сотрудники не представили своевременно отчеты по предварительно выданным доверенностям или истек срок их действия, выдавать новые ДПТ этим лицам запрещено.
Каждый бланк доверенности на получение товара следует заполнять полностью. С обратной стороны обязательно ставится образец подписи доверенного сотрудника, на которого выписан этот документ, с последующим заверением печатью. Здесь также имеется таблица, где можно перечислить список получаемой продукции (услуг). Все пустые графы необходимо заполнить прочерками.
Помните. Оформленный с ошибками, помарками или нарушениями бланк ДПТ не имеет юридической силы. Также в получении ТМЦ будет отказано, если у доверенного лица нет паспорта или когда истек период действия доверенности.