Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Этапы внедрения электронного документооборота в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но документоведение — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.
Виды документов в организации
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:
- входящие — поступающие в организацию извне. Все, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций;
- исходящие — отправленные из организации. Все, адресованное другим юридическим лицам и физическим лицам (ответы, письма, решения);
- внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).
Правила оформления электронных первичных документов
Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):
-
квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);
-
простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.
В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:
1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;
2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).
Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).
Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).
Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.
В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.
При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:
|
Изменения электронного первичного документа |
Обоснование |
|
Изменение размера граф и строк |
Пункт 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 |
|
Включение дополнительных строк (подразделов), которые предусмотрены унифицированной формой |
|
|
Добавление вкладных листов |
Как происходит внедрение ЭДО: этапы
Процесс перехода на внутренний электронный документооборот в государственных учреждениях можно условно поделить на 3 этапа:
- подготовка;
- технические мероприятия;
- отражение в бухгалтерской программе на примере «1С:Бухгалтерии государственного учреждения».
Подготовка включает 5 шагов:
- Определить лиц, ответственных за работу с электронными документами: формирование, подписание простой и электронной подписью и так далее.
- Определить сроки формирования и работы с электронными документами, передачи учетных документов и их отражения в учете.
- Отразить нововведения в технологии работы с учетной информацией в организации, дополнения в график документооборота, внести изменения в учетную политику.
- Создать регламент выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных электронных подписей, а также регламент хранения электронных документов в архиве.
- Провести инструктаж для сотрудников.
В рамках технических мероприятий нужно:
- Обеспечить электронной подписью всех сотрудников, ответственных за оформление электронных документов.
- Подготовить рабочие места ответственных сотрудников с доступом к информационной системе для работы с ЭДО.
- Дополнить ролевое расписание обновленными позициями.
- Подготовить серверы, жесткие диски и прочее оборудование к внедрению ЭДО;
Проблемы внедрения системы электронного документооборота на предприятии
Рассмотрим, с какими проблемами внедрения системы электронного документооборота (СЭД) сталкиваются в организациях.
Сопротивление со стороны персонала. Обучение новому порядку работы может вызывать сложности, особенно у старшего поколения. Рекомендуем прежде всего вводить ЭДО для молодых работников, грамотно прописывать инструкции и при необходимости устраивать кадровые перестановки.
Незаинтересованность руководства. Руководители организации, начальники подразделений и директора своим примером мотивируют работников активнее работать с ЭДО. Отсутствие заинтересованности руководящего состава ставит под угрозу организацию на предприятии электронного документооборота.
Слабая структурная организованность. Характерно для компаний, которые часто перестраивают структуру организации. Новые связи между отделами выстраиваются долго, нарушенные коммуникации вызывают неразбериху в документации и маршрутах её движения.
Низкий уровень документооборота. Небольшие организации часто не имеют развитого делопроизводства. Большинство рабочих моментов решается «на словах», без оформления бумаг. С этим поможет справиться грамотно выстроенная и удобная для сотрудников система электронного документооборота (СЭД) на предприятии.
Контрагенты, которые продолжают работать с бумагой. Перевод «на цифру» внутренних документов не имеет смысла, если все партнёры компании продолжают вести документооборот на бумаге. Расскажите контрагентам о преимуществах ЭДО и пригласите их через письмо от руководства компании.
Перевод архива документов в электронный формат. Кропотливая и долгая работа, которой, к сожалению, не избежать, если у вашей компании накопился большой архив документов.
Этап 2. Строим схему документооборота
Необходимо продумать схему движения электронных документов на всех этапах. Стоит проанализировать существующий порядок работы с документами и адаптировать его к электронному:
- определить, сколько сотрудников работают с документами;
- обозначить цепочку передачи документов и прописать этапы их согласования;
- назначить ответственных лиц за подписание и отправку определенных файлов;
- уточнить порядок передачи сведений контролирующим органам, передачи пояснений при проверках и т.д.
Что осталось сделать, чтобы полностью перейти на ЭДО
Перед переходом на электронный документооборот нужно предупредить партнеров и контрагентов и подключить их к системе ЭДО. Иначе вы не сможете полноценно обмениваться документами. При этом можно работать с одним оператором ЭДО или с несколькими сразу.
Почему надо переходить на ЭДО
Никто не заставляет использовать электронный документооборот, но государство создаёт такие условия, что он становится необходимостью. Например, ЭДО нужен для работы с маркированными товарами. Многие маркетплейсы уже работают только с электронными документами.
ФНС России поддерживает электронный документооборот между хозяйствующими субъектами и расширяет перечень утверждённых форматов электронных документов. Так, например, с 12 января 2022 года действуют форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказ-наряда. Вполне возможно, что в 2023 году появится обязанность эти документы делать только в электронном виде.
Кроме того, ЭДО значительно расширяет географию бизнеса. Ведь договор можно подписать с заказчиком, находящимся на другом конце страны, и начать поставки товаров. Поэтому переход на ЭДО — тема более чем актуальная.
Какие документы должны быть под руками у кадровика
На следующем этапе нужно подготовить бланки, которые будут находиться в кадровом отделе и использоваться для оформления сотрудников.
Рассмотрим несколько наименований.
- Формы приказов. Следует разработать бланки на случай принятия на работу, перевода на другую должность и увольнения. Они будут храниться в течение 75 лет, так как эти данные используются для определения стажа. Вторая группа приказов – кадровые. Сюда включаются приказы касательно отпусков, командировок, премий, штрафов. Также готовится Книга регистрации, куда будут вноситься пометки обо всех оформленных приказах, и журнал учета командировок.
- Трудовые книжки. Следует делать в них отметки в трехдневный срок с принятия нового работника. Стоит заметить, что в 2017 году их оформление обязательно даже для индивидуальных предпринимателей, прошедших регистрацию. Наряду с этими бланками заводится Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Карточки по форме Т-2. В них собраны ключевые данные сотрудника. Они либо хранятся отдельно, либо подшиваются к личному делу.
- Форма трудового договора. Он будет заключаться с каждым новым сотрудником вне зависимости от того, на какой срок он устраивается. В некоторых ситуациях применим срочный трудовой договор.
- Специальная оценка условий труда (СОУТ). Эти документы создаются для каждого рабочего места. Заменяют их в большинстве случаев с периодичностью в 5 лет.
- Штатное расписание.
- Локальные правила трудового распорядка.
- Документы, на основании которых назначается заработная плата.
Эти бланки относятся к обязательным для оформления в кадровом отделе.
При необходимости, могут быть изданы дополнительные нормативные акты и образцы, например, заявление на отпуск за свой счет.
Важно: не обязательны по закону, но могут быть полезными должностные инструкции и коллективный договор.
Нормативное регулирование
Стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н) предусмотрено формирование и хранение в электронном виде первичных документов, подписанных электронной подписью. С этой целью в документооборот учреждений гос. сектора внедряются формы электронных документов, утвержденные приказами Минфина России от 15.06.2020 № 103н и от 15.04.2021 № 61н.
Установлены единые правила формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД.
Важной особенностью новых форм является то, что они ориентированы на ведение учета в централизованных центрах обработки данных (ЦОД), созданных в соответствии с постановлениями Правительства РФ от 27.12.2019 № 1890, от 15.02.2020 № 153, когда первичный документ изначально оформляется и утверждается (подписывается электронной подписью) в учреждении – субъекте централизованного учета, а затем проверяется, при необходимости дозаполняется бухгалтерскими данными и проводится по бухгалтерскому учету в ЦОДе.
Согласно пункту 6 приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н данный приказ применяется при ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства Российской Федерации полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений с 1 января 2022 года, остальными государственными (муниципальными) учреждениями — с 1 января 2023 года либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета).
Особенности кадрового делопроизводства
Направление кадровой работыВыполняемые задачи Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала. Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников. Отчетно-аналитическое
- изучение сотрудников, оценка их труда;
- аналитическая работа;
- составление отчетов.
Координационно-информационное
- подготовка, обучение, переподготовка персонала;
- прием работников по служебным и личным вопросам;
- обработка письменных обращений трудящихся;
- архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
- документирование работы сотрудников;
- работа с персоналом подразделений;
- кадровое планирование и руководство.
Документальное
- ведение личных дел, трудовых книжек;
- составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
- оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.
- регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
- ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
- оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
- выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
- оформление и регистрация приказа в книге учета;
- заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
- передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
Как вести бухгалтерию ИП самостоятельно: пошаговая инструкция
Управленческий учет представляет собой анализ информации, приведенный в финансовой документации. На основании его предприниматель оценивает эффективность работы предприятия, принимает решения, планирует и оптимизирует деятельность, контролирует ее ход. Бухгалтерский учет предполагает непосредственно ведение финансовых документов компании. Это осуществляется согласно требованиям законодательства. Налоговым называют учет операций для формирования баз обложения. На основании этой документации составляется налоговая декларация, по которой предприятие отчитывается перед фискальными службами.
При наличии персонала предприниматель должен вести кадровый учет работников. Он выступает в качестве их налогового агента. Предприниматель рассчитывает и удерживает с сотрудников подоходный налог, выплачивает страховые взносы в ФСС и ПФР. По персоналу ИП подает отчеты:
Как открыть бизнес с нуля в 2023
В статье разберем такие моменты:
| 1 | Проработка бизнес-идеи | Какой бизнес и почему вы собираете открыть |
| 2 | Написание бизнес-плана | Что должно быть в бизнес плане |
| 3 | Оценка финансов | Что и как считать, чтобы не быть убыточным |
| 4 | Форма бизнес-регистрации | Что выбрать: ООО, ИП или самозанятость |
| 5 | Разрешительные документы | Коротко о лицензиях и налогах |
| 6 | Создание команды | Почему важно работать над командой |
| 7 | Поиск поставщиков | На что обращать внимание при выборе B2B-партнеров |
| 8 | Брендинг и реклама | Как привлечь первых клиентов |
| 9 | Развитие бизнеса | Период после успешного старта и первых продаж |
После регистрации ООО нужно:
- Выбрать режим налогообложения. Если вы хотите применять «упрощёнку» и не подали заявление о применении УСН вместе с документами на регистрацию, то необходимо это сделать в течение 30 дней после регистрации. Иначе у вашей ООО будет общий режим налогообложения и оно будет считаться плательщиком НДС, что зачастую очень не выгодно;
- Заключить трудовой договор с директором. Сделать это нужно обязательно, у ООО всегда есть хотя бы один сотрудник — его руководитель;
- Сделать взносы в уставный капитал. Учредителям необходимо в течение 4 месяцев после регистрации оплатить;
- Зарегистрироваться в ПФР и ФСС. Налоговая служба подаст о вас все сведения в ПФР и ФСС автоматически. Дополнительно обращаться в эти фонды вам не надо. Если по истичении двух недель вы не получите уведомление на юридический адрес от ФСС, вам надо самостоятельно встать на учет в ФСС в качестве работодателя. В ПФР не надо регистрироваться даже после принятия работников, главное — платить пенсионные взносы;
- Получить коды статистики, которые нужны для заполнения налоговых деклараций и открытия счета в банке. Отдел Росстата самостоятельно обязан прислать статистические коды на ваш почтовый или электронный адрес. Если этого не произошло, обратитесь в статистику по месту жительства либо скачать коды с сайта ведомства;
- Изготовить печать. Вы можете работать и без печати, но это будет связано с рядом проблем. Изготовление печати стоит несколько сот рублей и занимает, как правило, один рабочий день или даже один час;
- Открыть расчетный счет. Как правило это можно сделать бесплатно в любом банке, условия работы которого вам понравятся;
- Купить и зарегистрировать кассу. Если ваша деятельность предполагает прием наличности от граждан или оплату картами, то покупка онлайн кассы обязательна;
- Оформить лицензию, если для вашего бизнеса лицензирование обязательно. Это касается охранной деятельности, фармацевтики, продажи и производства алкоголя, т.д. Для приобретения лицензии, надо обратиться в лицензионный комитет. Условия получения лицензии, размер госпошлины и сумма иных затрат будут напрямую зависеть от вашей деятельности. Такие тонкости надо уточнять в лицензирующих органах;
Настроенные правила обработки станут доступны в карточке документа на вкладке Обработка. Здесь же пользователь сможет стартовать обработку вручную (интерактивный и автоматический запуск всё также доступны), прервать или поставить на паузу буквально в одно нажатие кнопки. В редакции 2.1 ручной запуск процесса зачастую вызывал трудности, поскольку он не был явным и требовал от пользователей выполнения нескольких команд.
Сведения о жизненном цикле документа здесь довольно информативны и среди них представлены:
- описание всех этапов обработки, конечные исполнители задач, сроки;
- текущее состояние в разрезе действия и отдельного участника, дата изменения состояния;
- сведения о постановке задач на контроль;
- описание подзадач при их наличии;
- статусы действий (в работе/выполнено/пропущено);
- результаты обработки (лист согласования, замечания согласования).
Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция
Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.
- Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
- Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.
Теперь перейдем непосредственно к шагам.
Какую кофейню открыть
Формат – первое, что вы должны выбрать. Видов много. У каждого свои плюсы и минусы, стоимость.
- Полный формат. Отдельностоящее здание или островок в торговом центре, посадочные места, стильный индивидуальный дизайн.
- Кофе с собой. Помещение в 3-6 квадратных метров без посадочных мест. Простой дизайн.
- Мобильный вариант. Автомобиль оборудованный кофемашиной и стойкой для выдачи. Кофейня на колёсах (фуд-трак) используется для уличной торговли на мероприятиях.
- Кофейня самообслуживания. Вендинговый аппарат оснащённый стильной стойкой с сиропами, которые посетители добавляют в напиток, терминалом для банковских карт. Не требуется продавец.
Как организовать ведение делопроизводства с нуля
В России значительная часть товаров продается с обязательной маркировкой. Продавец обязан вносить в систему «Честный ЗНАК» данные о получении таких товаров и их выбытии.
На текущий момент времени это можно сделать одним из двух способов:
- Передавать информацию через систему «Честный ЗНАК», где у каждого участника есть личный кабинет.
- Воспользоваться услугами оператора ЭДО.
Начиная с 01.01.2022 года, ситуация меняется. Обязательной станет передача данных через оператора электронного документооборота.
На первом этапе работать в новом режиме обяжут продавцов:
- автошин;
- обуви;
- парфюмерии;
- фотоаппаратов и иной техники аналогичного назначения;
- продукции легкой промышленности.
Информация о переходе на обязательное использование ЭДО для иных видов продукции пока отсутствует.
Еще одна новость
Начиная с 20.01.2022 года, производители молочной продукции должны были маркировать все упаковки. Пока известно о переносе начала процедуры на 31.02.2022 года.
Переход на торговлю маркированными изделиями планируется в несколько этапов:
- Уже 31.03.2022 года продавцы в магазинах обязаны будут фиксировать факт выбытия товаров, для которых срок хранения не превышает 40 дней.
- С 01.06.2022 года порядок распространяется и на товары со сроком хранения свыше 40 дней.
Отдельного внимания заслуживает дата 01.09.2022 года. С этого дня и оптовые, и розничные предприятия обязаны вести объемно-артикульный учет. Все, кто работает в системе учета маркированных товаров, должны передавать данные обо всех случаях выбытия продукции. Учет — объемно-сортовой.
Выполнить требования законодательства будет непросто. Производителям, оптовым и розничным продавцам, импортерам придется внедрять ЭДО.
Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:
- организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
- создание документов (документирование деятельности);
- обеспечение хранения документов и их использования.
Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.
Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.
Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:
- инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
- номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.
Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.
Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).
Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.
Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.
Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.
Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.
Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.
Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:
- адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
- в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;
- дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).
В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:
- руководителю;
- его заместителям;
- сразу непосредственно в подразделения.
При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.
Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ.
Примерный перечень нерегистрируемых документов:
- печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
- копии информационных документов и рекламные материалы;
- поздравления;
- • приглашения;
- прейскуранты.
Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила:
- Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).
- Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.
В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:
- контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;
- контроль за сроками исполнения документов.
Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль – все или ограниченное число (например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. д.).
Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку (понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов). В случае электронной регистрации (но без применения СЭД) возможности будут находиться где-то посередине.
Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах (эту информацию можно также готовить в виде докладной записки).
Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.
Важно соблюдать следующие требования:
- документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
- однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.
Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:
- исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);
- приказы по основной деятельности;
- распоряжения по основной деятельности;
- приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);
- докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);
- иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).
На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.
Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер). Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.
Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует (Пример 2). Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде (хотя бы в Word или Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.