Порядок списания основных средств и документальное оформление

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок списания основных средств и документальное оформление». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

С 01.01.2018 при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений применяется Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 257н (далее — Стандарт).

Комплекс действий при списании объектов ОС

Как правило, автономные учреждения при списании имущества с бухгалтерского учета руководствуются своей учетной политикой и нормативными правовыми актами учредителя (собственника имущества), в которых установлен порядок списания (согласования списания) государственного (муниципального) имущества.

В отношении федерального имущества Постановлением Правительства РФ от 14.10.2010 № 834 утверждено Положение об особенностях списания федерального имущества (далее – Положение № 834).

Поскольку принципы списания федерального имущества, имущества субъектов РФ (муниципального имущества) аналогичны, далее будем опираться на нормы указанного положения.

Для справки: Положение № 834 не распространяется:

а) на федеральное имущество, изъятое из оборота;

б) на музейные предметы и коллекции, включенные в состав Музейного фонда РФ, а также документы, включенные в Архивный фонд РФ и (или) Национальный библиотечный фонд;

в) на федеральное имущество, расположенное за пределами РФ.

Оформление списания основных средств в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 1 для списания объектов основных средств, которые перестали соответствовать критериям для признания актива, применяются следующие документы: Списание инвентарного объекта, Списание хоз. инвентаря, Списание библиотечного фонда с операцией Выбытие ОС пришедших в негодность и на нужды учреждения (401.10.172).

Для отражения объектов на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение»
в документе следует установить флаг Принять на хранение (02.1). Подробнее об оформлении списания объектов основных средств на забалансовый счет 02 можно прочитать в разделе методической поддержки редакции 1 программы на ресурсах ИТС-БЮДЖЕТ, в статье «Выбытие объектов основных средств, пришедших в негодность».

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» применяются документы:

• Списание объектов ОС, НМА, НПА (кроме транспорта) с типовой операцией Списание пришедших
  в негодность объектов ОС, НМА, НПА (401.10.172);
• Списание транспорта с типовой операцией Списание пришедших в негодность транспортных средств (401.10.172);
• Списание мягкого и хоз. инвентаря (ОС) с типовой операцией Списание хоз. Инвентаря;
• Списание библиотечного фонда с типовой операцией Списание пришедшего в негодность библиотечного фонда.

Для оформления акта используется унифицированный бланк ОС-4. Форма заполняется и оформляется при списании основных средств, которые пришли в негодность, и нет возможности их дальше эксплуатировать.

Однако данная форма используется не для всех ОС. К примеру, если речь идет об основных средствах, которые относятся к автомобильному транспорту, применяется форма ОС-4а. Необходимость составления другой формы объясняется тем, что при списании транспорта необходимо указывать множество дополнительных характеристик, например, данные о пробеге, заводские номера деталей и документов, сведения о снятии с учета.

Кроме этого существует и форма ОС-4б. Она используется в том случае, когда списанию подлежит сразу несколько основных средств.

Для определения необходимости списания потребуется заключение комиссии, изложенное документально. Руководитель организации своим распоряжением формирует комиссию из своих подчинённых. Кадровый состав выбирает лично директор. Отметим, что члены комиссии должны обладать навыками работы с официальными бумагами, чтобы акт был составлен без ошибок. Также работники должны разбираться в имуществе, которое подлежит осмотру. Обычно в комиссию назначают сотрудников, непосредственно эксплуатирующих объект.

Если речь идёт о списании технически сложного оборудования, не всегда штатные работники предприятия обладают достаточными знаниями для его осмотра. В таких ситуациях имеется возможность привлечь на помощь вторую сторону. Приглашённый эксперт, действуя в рамках договора оказания услуг, сможет выдать объективное и независимое заключение по теме.

Пример: списание ОС и акт списания основных средств ОС-4б в ООО «Иван да Марья»

В ООО «Иван да Марья», согласно положению о проведении инвентаризации ОС, ежегодная плановая инвентаризация ОС проходит в ноябре каждого года, после проведения очередной было принято решение о списании компьютеров, числящихся на балансе организации, в связи с тем, что их операционная система устарела и многие программы этой системой не поддерживаются. Модернизация нецелесообразна.

Компьютеры в количестве трех штук были приняты к учету в октябре 2012 года, балансовая стоимость каждого из них составляла 12 000,00 рублей. Компьютеры полностью самортизированы. Материалы после списания ОС не возникают.

На основании решения комиссии составлен приказ о списании ОС, акт списания ОС-4б.

Бухгалтерия компании отразила данный факт следующим образом:

Дт 01 субсчет «Выбытие ОС» Кт 01 субсчет «Первоначальная стоимость» – 36 000,00 руб. – отражена стоимость ОС.

Дт 02 Кт 01 субсчет «Выбытие ОС» – 36 000,00 руб. – отражена сумма амортизации за весь период использования.

По п. 44 ФСБУ 6/2020 балансовая стоимость с учетом затрат на выбытие признается в расходах того периода, в котором произошло списание, если нет поступлений от выбытия.

Дт 91.2 Кт 01 субсчет «Выбытие ОС» – 36 000,00 руб. – отражен прочий расход в виде балансовой стоимости основного средства.

Кроме того, было принято решение о списании фрезерного станка и токарного станка по причине окончания допустимого срока эксплуатации. Станки были приобретены и приняты к учету в ноябре 2012 года, полностью самортизированы. После их демонтажа оприходован лом для дальнейшей продажи и использования в производстве.

Стоимость фрезерного станка по данным учета без НДС – 46 000,00 руб.

Сумма амортизации за весь период – 46 000,00 руб.

Стоимость токарного станка без НДС – 40 500,00 руб.

Сумма амортизации за весь период – 40 500,00 руб.

Бухгалтерия компании отразила данную операцию следующими проводками:

Дт 01 субсчет «Выбытие ОС» Кт 01– 86 500,00 руб. – стоимость выбывшего имущества.

Дт 02 Кт 01 субсчет «Выбытие ОС» – 86 500,00 – сумма амортизации выбывшего имущества.

Дт 41 Кт 01 «Выбытие ОС» 10 000,00 – стоимость металлолома в составе долгосрочных активов к продаже в результате списания ОС.

Дт 23 Кт 70, (69) – 2 500,00 руб. – расходы на демонтаж фрезерного станка.

Дт 41 Кт23 – 2 500,00 – расходы на демонтаж ОС включены в стоимость долгосрочных активов к продаже.

Дт 62 Кт 91.1 – 12 500,00 – продан металлолом.

Дт 91.2 Кт 41 – 12 500,00 списана стоимость металлолома.

Дт 10 Кт 01 субсчет «Выбытие ОС» – 10 000,00 руб. оприходован металлолом в результате демонтажа ОС

Дт 23 Кт 70, (69) – 2 500,00 руб. – расходы на демонтаж токарного станка.

Дт 10 Кт 23 – 2 500,00 руб. – расходы на демонтаж ОС включены в стоимость запасов.

После этого сравниваем получившуюся стоимость запасов с фактической себестоимостью аналогичных запасов. Если первый показатель больше, то отражаем разницу проводкой:

Дт 91.2 Кт 10 – учтена в прочих расходах разница между стоимостью демонтируемого актива с учетом расходов на его извлечение и фактической себестоимостью аналогичных запасов.

Важные правила списания ОС в бюджетных организациях

Свод правил списания основного баланса достаточно широк, их соблюдать не так уж и сложно, как кажется на первый взгляд. Они регулируются на уровне действующего законодательства. Их тоже следует заранее изучить. При минимальном опыте необходимо более подробно рассмотреть реальные примеры из жизни.

Чтобы выполнить списание, нужны основательные причины для этого. Вот несколько объективных причин для этой процедуры:

• Если ОС утратило некоторые важные свойства, не может функционировать должным способом;
• ОС больше не находит своего применения из его уничтожения либо полной утраты.

Чтобы избежать многих сложностей, нужно изучить все важные моменты этого процесса.

Заранее нужно проштудировать следующие вопросы:

• Требуемая документация;
• Создание нужного приказа;
• Поэтапная инструкция;
• Документальное отражение проводками.

Инструкция по списанию ОС

Существуют 6 последовательных шагов по процессу списания ОС:

• Для подтверждения процесса списания составляется специальный акт в 2-х экземплярах. Один передается в действующую бухгалтерию для дальнейшего учета, второй направляется лицу, заключившему официальный договор о материальной ответственности;
• При списании средств, не полностью амортизированных, официальный акт на их списание будет считаться основным документом, ведь остаточная стоимость имущества отражалась в роли налогооблагаемой прибыли предприятия;
• Бухгалтерский учет списания ОС, на которых есть определенная амортизация, предполагает использования следующих проводок: Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств — Кредит 01 «Основные средства», это необходимо для учета первоначальной стоимости списываемого объекта;
• Если проведенного списания остаются важные детали либо запчасти, которые смогут найти свое применение в дальнейшем в виде лома, то они относятся к прочим доходам. Они находят свое отражение в бухучете на основании текущей стоимости;
• Издержки и доходы от процесса списания ОС на счета, относящиеся к внереализационным доходам и расходам. Эти расходы, влияющие на налогооблагаемую прибыль. К ним относятся расходы, связанные с демонтажем, разборкой и вывоза устаревшего оборудования, а также с суммами амортизации, которые еще не были официально начислены. Все эти расходы должны быть документально подтверждены;
• В налогооблагаемую прибыль не входит цена материалов и оставшихся деталей, полученных в процессе разборки устаревшего оборудования.

Порядок списания основных средств

Списание и утилизация основных средств возможна только в нескольких случаях. Касается это и бюджетных учреждений. Для этого оформляются документы, в которых отображена обоснованность таких действий.

1. Первый шаг – это составление перечня имущества, которое предстоит уничтожить. Эколог, состоящий в штате предприятия, изучает список.
   Цель – определение типа отходов, которые остаются после уничтожения, проверка паспортов. Если документы отсутствуют, эколог самостоятельно составляет их и предоставляет для рассмотрения в соответствующие инстанции.
2. Второй шаг – определение и подбор общественного объединения для работы с отходами. В качестве исполнителя подойдет организация с лицензией на сбор, обработку и перемещение отходов 1-4 классов опасности. В лицензии указываются ФККО коды.
3. Третий шаг – списание. Бюджетные организации, в отличие от коммерческих, могут только распоряжаться имуществом. Они не собственники. Этим объясняется обязательное согласование с вышестоящими инстанциями и органами контроля.

Причины использования дефектной ведомости:

• Для документально подтверждения экономической обоснованности списания «ОС»;
• Анализ причин не целесообразности проведения ремонта данного основного средства, который утратил свои производственные функции;
• Экспертное обоснование для утвердительного принятия решения о списании «ОС» перед руководством (перед учредителем) учреждения.

Для этого в дефектной ведомости приводятся факты, выводы, анализ, экспертная оценка обеспечивающие целесообразность списания основного средства и невозможность его использования в дальнейшем.

В дефектной ведомости на списание ОС следует отразить: · наименование компании и ее структурного подразделения, в котором числился списываемый объект ОС; · данные о технических специалистах, которые провели экспертизу ОС и установили, что его невозможно эксплуатировать; · перечень объектов ОС, которые были осмотрены техническим специалистом, их инвентарные и заводские номера; · сведения о выявленных неисправностях и дефектах объектов ОС; · заключение технических специалистов о целесообразности списания объектов ОС вследствие невозможности их дальнейшей эксплуатации. При проведении проверок фискальных органов власти. Дефектная ведомость, является одним из документов при списании «ОС» она используется для подтверждения обоснования расходов. Данный документ содержит перечень дефектов для устранения в связи с поломкой основного средства, а также содержит рекомендации по их устранению и соответственно выводы для дальнейшей эксплуатации объекта. Для этого в дефектной ведомости приводятся факты, выводы, анализ, экспертная оценка обеспечивающие целесообразность списания основного средства и невозможность его использования в дальнейшем. Списание «ОС» проводится по решению соответствующей комиссии, состав которой утверждается приказом и подписывается руководителем бюджетного учреждения. Результаты рассмотрения объекта комиссией, предназначенное для списания, оформляется заключением. Создается приказ на списание «ОС» и подписывается руководством бюджетного учреждения. Перечень документов, которые должны быть собраны комиссией для принятия положительного решения для списания «ОС» зависит от того, кто является владельцем-собственником этого имущества. В случае, если бюджетное учреждение создано на «ОС», которые принадлежат субъекту РФ и соответственному муниципальному образованию, то в этом случае нужно руководствоваться законодательной базой принятыми в этом субъекте. Если имущество является федеральной собственностью, то нужно руководствоваться нормами федерального законодательства. В Инструкции № 157н (в редакции Приказа Минфина РФ от 31.03.2018 № 64н ) содержатся указания, которые бухгалтерам еще потребуется осмыслить. Понадобится корректировка привычного алгоритма выбытия основного средства, в том числе путем его списания. Согласно новой редакции п. 34 Инструкции № 157н выбытие основных средств (в том числе в результате прекращения признания объекта в качестве актива субъекта учета (выбытия с балансового учета)) осуществляется на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом). Однако в силу п. 4 Положения о списании в отношении отдельных видов имущества бюджетных и автономных учреждений решение соответствующей комиссии должно быть согласовано с федеральными органами государственной власти, в ведении которых находятся учреждения. К такому имуществу относятся: движимое и недвижимое имущество, находящееся у федеральных казенных учреждений на праве оперативного управления; недвижимое имущество (включая объекты незавершенного строительства), а также особо ценное движимое имущество, закрепленное за федеральными бюджетными или автономными учреждениями учредителем либо приобретенное за счет средств, выделенных учредителем на приобретение такого имущества. У казенных учреждений в отношении всего имущества при его списании требуется согласование. Таким образом, при выбытии (списании) вышеуказанного имущества комиссии необходимо подготовить соответствующие документы о принятом решении и направить их собственнику для согласования. Это подтверждается и новой редакцией п. 52 Инструкции № 157н, согласно которой к отражению в бухгалтерском учете операций по выбытию объектов основных средств с забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении» либо с соответствующих счетов аналитического учета счета 10100 «Основные средства» принимаются акты при наличии согласования решения о списании объектов основных средств в случаях, предусмотренных законодательством РФ, с собственником имущества (с органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя и (или) собственника имущества) и утверждающей надписи руководителя учреждения на актах. То есть Инструкцией № 157н подтверждается необходимость согласования с собственником решений, принятых комиссией по поступлению и выбытию активов, в случаях, предусмотренных законодательством. Причем такое согласование необходимо при выбытии как с балансового счета 10100, так и с забалансового счета 02 Обратите внимание, что в Инструкции № 157н исключений или каких-либо условий для этого не сделано. Кроме того, в п 52 Инструкции № 157н указано, что отражение в бухгалтерском учете выбытия объекта основных средств с забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении» до утверждения в установленном порядке решения о списании (выбытии) объекта ОС и реализации мероприятий, предусмотренных актом о списании, не допускается. В целях упорядочивания процедуры списания имущества согласно требованиям СГС ОС в учетной политике учреждения целесообразно указать примерно следующее: Решение об утрате объектом имущества потребительских свойств, а также решение об утрате критериев отнесения к объектам основных средств принимаются комиссией по поступлению и выбытию нефинансовых активов. Решения оформляются протоколом в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию не позднее следующего рабочего дня после заседания комиссии. Второй экземпляр протокола направляется в комиссию по списанию основных средств. Бухгалтерия на основании протокола готовит документы на списание не позднее одного рабочего дня с момента получения протокола комиссии. Комиссия по списанию основных средств оформляет акты на списание и другие документы согласно Положению о списании, а затем направляет документы собственнику на согласование. После получения документов на списание объектов имущества и согласия собственника документы комиссией по списанию передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия осуществляет снятие соответствующих объектов с балансового учета, а после завершения комиссией мероприятий по ликвидации объектов – отражает их списание с бухгалтерского (забалансового) учета. Порядок документооборота, а также последовательность действий при принятии решения о выбытии актива, в том числе при списании имущества, необходимо описать в локальных актах учреждения. Специальная комиссия по списанию В организации должна быть создана постоянная комиссия, которая уполномочена на принятие решений по аналогичным вопросам. Состав специальной комиссии закрепите отдельным распоряжением руководителя госучреждения или определите в учетной политике. Кого включать в комиссионный состав: главный бухгалтер либо его заместитель; бухгалтер, ответственный за ведение учета НФА; лица, ответственные за сохранность ОС на предприятии; начальники структурных подразделений, цехов, отделов; заместитель руководителя или сам руководитель (обычно это председатель комиссии); иные работники предприятия, на усмотрение руководства. Включайте в состав специальной комиссии работников, деятельность которых непосредственно связана с учетом, контролем и экспертизой ОС. При рассмотрении претендента на списание необходимо оценивать не только внешний вид и технические характеристики ОС, но и документацию, например технический паспорт, поэтажный план, схемы и прочее. Это необходимо для сравнения фактических показателей заявленным техническим характеристикам. Комиссия должна обозначить следующее: Определить, по какой причине конкретный объект имущества может быть снят с бухгалтерского учета учреждения. Решить, могут ли отдельные части списываемого ОС использоваться в деятельности в качестве материалов, запчастей. Обозначить наличие драгоценных металлов или иных дорогостоящих узлов и деталей, которые могут быть реализованы предприятием. Проконтролировать изъятие деталей, частей и узлов, которые могут быть использованы или реализованы. Составление результативного протокола, в котором отражены обозначенные позиции. Протокол заседания может быть составлен в произвольном виде. Специального бланка для документации нет. Учреждение вправе разработать и утвердить самостоятельный бланк для использования в работе. Как оформляется процедура Документальное оформление списания основных средств выглядит так: Утверждается протокол заседания постоянной комиссии, в котором определяются ключевые моменты выбытия основных фондов с учета. На основании протокола руководитель создает отдельное распоряжение — приказ об операции с основными средствами. Оформляется результативный акт о списании ОС с бухгалтерского учета. Форма акта определяется в индивидуальном порядке, в зависимости от категории списываемого ОС. Практически в каждом учреждении есть компьютеры, кондиционеры, другое электрооборудование. При их списании могут возникнуть проблемы. Какие и как их избежать? Рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ А. Н. Суховерхова, Ю. А. Кошелева. Списание основных средств включает в себя: определение технического состояния каждой единицы основных средств; оформление необходимой документации; получение разрешения на списание; демонтаж, разборку; утилизацию объектов и постановку на учет материалов, полученных от их ликвидации; списание с балансового (забалансового) учета. Порядок списания основных средств Если же основные средства морально или физически у старели, повреждены, а ремонт нецелесообразен или невозможен, то необходимо произвести процедуру по списанию с баланса. Для того, чтобы произвести списание, создается специальная комиссия по списанию, состоящая из председателя комиссии, главного бухгалтера и лица, материально ответственного за сохранность основных средств. На основании технического заключения данной комиссии выдается акт списания основного средства. Но если специалистов необходимой квалификации в вашем распоряжении нет, то требуется привлечь специализированную стороннюю организацию. Основание для списания основных средств – это техническое заключение на списание техники. Порядок списания основных средств: специалистами проводится диагностика (техническая экспертиза) техники, в ходе которой определяется неремонтопригодное оборудование, подлежащее списанию. На основании результатов технической экспертизы составляется акт дефектации (дефектная ведомость, акт списания), в нем указываются выявленные дефекты и делается заключение о невозможности или нецелесообразности ремонта изделия, о непригодности его к дальнейшему использованию. Именно ведомость дефектов служит основанием для списания основных средств организации с бухгалтерского учёта. Списание — заключительная хозяйственная операция при использовании объекта основных средств, включающая в себя: диагностика технического состояния каждой единицы основных средств оформление документации получение разрешения на списание демонтаж, разборку утилизацию и списание с балансового учета Значение процедуры списания Любой объект НФА организации может прийти в негодность в силу материального или физического износа, поломок и прочих факторов. Продолжать учитывать непригодные для эксплуатации основные средства на балансе не имеет смысла. Объекты, которые невозможно эксплуатировать в дальнейшем, необходимо списать. Ключевые задачи бухгалтерии в отношении учета нефинансовых активов: Контроль над имущественными активами с момента поступления их в распоряжение предприятия, например с момента покупки до момента их полного выбытия (списания) с бухгалтерского учета. Задача реализуется путем проведения систематической инвентаризации. Своевременное исчисление материального износа в денежном выражении. Достоверное отражение операций в бухучете. Получать достоверную информацию об имущественном положении экономического субъекта для составления достоверной финансовой и налоговой отчетностей. Исчисление и уплата фискальных платежей в государственный бюджет в части налогообложения имущества организации. Контроль над эффективным использованием средств, направленных на реконструкцию, модернизацию и ремонт ОС компании. Надзор за эффективной эксплуатацией объектов в производственном цикле или основных видах деятельности. Похожие записи: Жилищная субсидия военнослужащим в 2022 году Россиянам рассказали, как изменятся выплаты за больничный в 2023 году Правила въезда в Турцию для россиян в 2023 году