Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Главные вопросы по электронным трудовым книжкам». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Работник может устраиваться на работу без книжки, которая затем заводится ему работодателем согласно закону, либо есть другая возможность: трудовые или фактически трудовые отношения и начинаются и складываются без трудовой книжки.
В какой срок документ должны отправить?
В трудовом законодательстве не указаны точные сроки, в течение которых работодатель обязан отправить бывшему сотруднику трудовую книжку. Однако в интересах самой организации сделать это, как можно раньше.
Так, отправить документ следует сразу после получения письменного согласия на такой способ доставки. Рекомендуется сделать это в тот же день, так как за задержку выдачи трудовой книжки организацию могут привлечь к ответственности.
Документ следует направить заказным письмом с уведомлением о вручении. При наличии возможности трудовуют книжку можно вручить лично в руки ее владельца через курьера.
Отдельно стоит подчеркнуть, что если бывший сотрудник умер, то его документ, подтверждающий периоды трудоустройства, должен быть выдан или отправлен по почте близким родственникам (п. 37 раздела IV упомянутого выше нормативного акта).
Срок уведомления работодателем работников о возможности перехода на
Минтруд России разработал проект постановления Правительства РФ, которым предлагается закрепить особенности правового регулирования трудовых отношений в 2020 году в связи с реализацией мер по предупреждению распространения новой коронавирусной инфекции, которые будут действовать с момента опубликования соответствующего постановления до конца года. Отмечено, что в части, не урегулированной указанными особенностями, применимы трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.
Так, проектом постановления планируется по 31 октября 2020 года включительно продлить срок уведомления работодателем каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и о возможности перехода на электронную трудовую книжку. Напомним, согласно установленному порядку работодатель обязан это сделать не позднее 30 июня текущего года (п. 4 ст. 1 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ).
Также предлагается регулировать вопросы взаимодействия работодателя и работников, в том числе посредством электронной почты, мобильных сервисов (порядок, способы такого взаимодействия) локальными нормативными актами организации с учетом мнения представительного органа работников.
Отметим, что действующим трудовым законодательством порядок электронного обмена юридически значимой информацией между работодателем и работником не закреплен. Вместе с тем недавно на рассмотрение Госдумы поступил проект изменений Трудового кодекса, который предусматривает правовое регулирование взаимодействия в таком виде в рамках трудовых правоотношений.
В данный момент законопроект обсуждается в профильных комитетах нижней палаты парламента.
Документ также содержит рекомендации для высших органов исполнительной власти субъектов РФ в целях оперативного решения кадровых вопросов и своевременной выплаты зарплаты создать условия для поездок на работу отдельных специалистов кадровой, бухгалтерской служб, обеспечивающих выплату заработной платы работникам, а также специалистов, обеспечивающих бесперебойную работу кадровой, бухгалтерской служб. Помимо этого, проектом постановления регулируются особенности оплаты проезда к месту проведения отпуска работников, осуществляющих деятельность в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним.
Антикоррупционная экспертиза по проекту постановления продлится по 21 июня, а общественное обсуждение – по 29 июня.
С текстом проекта постановления Правительства РФ «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году» и материалами к нему можно ознакомиться на федеральном портале проектов нормативных правовых актов (ID: 01/01/06-20/00102935).
Нужно ли уведомлять о переходе на электронную трудовую книжку нового работника?
Кампания по переходу с бумажной на электронную трудовую книжку ведется с начала года.
Работодатели готовятся уведомлять работников, правительство продлевает крайние сроки таких уведомлений, ну а движение трудовых ресурсов – увольнение старых и прием новых работников – идет своим чередом.
Возникает вопрос, нужно ли уведомлять о переходе на электронный формат нового работника, если на прежнем месте работы его успели уведомить?
Электронная трудовая книжка – это новый формат хорошо знакомого всем работникам документа. Электронные трудовые книжки установлены двумя федеральными законами: от 16 декабря 2019 года № 436 и от 16 декабря 2019 года № 439.
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которые существуют только в цифровом формате. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Пенсионный фонд. В сведения о трудовой деятельности включаются:
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
Cведения электронной книжки можно посмотреть:
- в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;
- на портале Госуслуг;
- через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки, представленной:
- нынешним или бывшим работодателем (по последнему месту работы);
- управлением Пенсионного фонда;
- многофункциональным центром предоставления государственных услуг (МФЦ).
Эта услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.
Инструкция по переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался с 1 января 2020 г. Граждане вправе самостоятельно выбирать формат ведения трудовой книжки — электронный или бумажный, поскольку для них переход добровольный. Соответственно, работодатели могут переводить сотрудника на ЭТК только при его согласии.
Из этого правила есть исключение: если работник в первый раз трудоустраивается с 2021 г., то его трудовая книжка будет оформляться только в электронном виде. Иными словами, для таких граждан не предусмотрена трудовая книжка на бумаге.
До 31 декабря 2020 г. работники должны решить, в каком виде для них будет вестись трудовая книжка. Оформить свое решение они должны письменно путем подачи работодателю заявления.
Для работодателя переход на ЭТК осуществляется в несколько этапов:
Переходим на электронные трудовые книжки: алгоритм действий
В декабре 2019 года приняты законы о введении электронных трудовых книжек:
- Федеральный закон от 16.12.2019 №436-ФЗ, внесший поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
- Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ, внесший в Трудовой кодекс изменения в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
По большей части все положения, устанавливающие порядок ведения электронного документооборота, которые планировалось ввести, приняты. Поэтому в рамках данной статьи не будем повторяться, вместо этого приведем:
- основные тезисы комментируемых законов;
- памятку для работодателей, какие шаги они должны предпринять в ближайшее время.
Какие электронные подписи подходят для КЭДО
Работодатель может использовать усиленную квалифицированную (УКЭП) или усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП) . Кроме них, для сотрудников доступна еще простая электронная подпись (ПЭП), если заключено соглашение по ее использованию.
Эти требования описаны в ст. 22.3 ТК РФ. Для подписания некоторых документов действуют особые правила – разрешены только определенные типы подписи для работодателя и сотрудников (см. Таблицу).
При подписании иных документов (помимо указанных в Таблице)можно использовать УНЭП работодателя и УНЭП или ПЭП работника. Правда, в последнем случае соглашением сторон должны быть определены правила определения лица, подписывающего электронный документ ПЭП, и требования к соблюдению конфиденциальности.
Что будет с бумажными трудовыми книжками?
Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.
А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.
Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.
Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.
Работница перестала ходить на работу и забрала трудовую книжку. Разбираем трудовой конфликт
«У работника закончился контракт 5 месяцев назад, согласно контракту она была обязана письменно уведомить нанимателя на продление либо прекращение трудовых отношений. Но продолжала работать и начислять зарплату. В апреле прекратила ходить на работу, при этом забрала свою трудовую книжку без записи (имела доступ). Как ее уволить теперь и что куда записать?» (Шагилян Эдуард Вардкесович).
Ольга Царик, главный государственный инспектор Бобруйского межрайонного отдела Могилевского областного управления Департамента государственной инспекции труда:
– Каждая из сторон, заключивших контракт (и работник, и наниматель), не позднее, чем за один месяц до истечения срока его действия, обязана письменно предупредить другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения.
Если по истечении срока действия контракта трудовые отношения фактически продолжаются, и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то трудовые отношения считаются продолженными на условиях трудового договора, заключенного на неопределенный срок. Началом действия трудового договора считается день, следующий за днем истечения срока действия контракта.
Для чего нужна трудовая книжка?
Согласно ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве на работу работник обязан предоставить трудовую книжку.
При заключении трудового договора трудовую книжку работник не предоставляет в следующих случаях:
- трудовой договор заключается впервые;
- работник устраивается на работу по совместительству.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике;
- сведения о выполняемой им работе;
- сведения о переводах на другую постоянную работу;
- сведения об увольнении работника;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях за успехи в работе.
В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:
- приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
- уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.
Составляем уведомление
Такой документ наниматель составляет в свободной форме. Главное — правильно и понятно изложить информацию. В уведомлении нужно разместить такие данные:
- Наименование компании, ее реквизиты.
- ФИО и должность работника.
- Название документа.
- Место и дату его составления.
- Обращение к работнику: «Уважаемый …».
- На каком основании работнику отправлено уведомление. Здесь можно сослаться на ФЗ № 439 от 16 декабря 2019 года, на ст. 66.1 ТК РФ.
- Какой выбор предоставлен работнику, в какие сроки нужно написать заявление.
- Какие последствия будут при неподаче заявления.
Уведомление должен подписать генеральный директор. Работник расписывается в том, что ознакомлен с документом, и ставит дату.
К уведомлению рекомендуется приложить образцы заявлений на выбор ведения трудовой книжки на бумажном носителе и на выбор электронного варианта.
Можно ли не оформлять новому сотруднику бумажную трудовую книжку
Рассмотрим две ситуации:
В бумажной трудовой нет записи о выборе сведений о трудовой деятельности
Если работник на предыдущем месте работы выбрал электронную трудовую книжку, то работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую на руки. Перед этим в нее вносится запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
При увольнении работнику выдают форму СТД-Р (утв. Приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н), которая содержит сведения о периоде работы у данного работодателя.
При приеме на новое место работы этот сотрудник представляет форму СТД-Р. В данном случае новый работодатель не должен заводить на него бумажную трудовую.
Если сотрудник трудоустраивается с бумажной трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о выборе сведений о трудовой деятельности, новый работодатель продолжает вести бумажную трудовую.
Отчет по форме СЗВ-ТД подается и в том случае, если работник выбрал ведение трудовой книжки в бумажном формате (ст. 66.1 ТК РФ). При приеме сотрудника отчитаться в ПФР нужно на следующий день после издания приказа (Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 № 590).
Работодатель может уточнить у сотрудника, подавал ли он на предыдущем месте работы заявление о выборе формы ведения трудовой книжки.
Работодатель не может принять от нового сотрудника заявление о выборе формы трудовой книжки до момента заключения трудового договора и издания приказа — соискатель еще не является его работником. Соответственно, до принятия заявления необходимо работника трудоустроить.
Поскольку на момент заключения трудовых отношений работник использует бумажную трудовую книжку, он должен передать ее работодателю (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Работодатель должен принять ее и внести запись о трудоустройстве на работу (письмо Минтруда РФ от 07.10.2020 № 14-2/ООГ-15729).
Только после этого сотрудник может подать заявление о выборе сведений о трудовой деятельности. Работодатель вносит в бумажную трудовую соответствующую запись и выдает ее на руки работнику.
Трудоустройство на первое место работы
В соответствие с п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, бумажная трудовая книжка не оформляется, если сотрудник впервые трудоустраивается на работу после 31 декабря 2020 года. Формирование сведений о трудовой деятельности производится в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Если же сотрудник трудоустраивается до 31 декабря 2020 года, ситуация не столь однозначна.
По закону работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если это место работы является для сотрудника основным (ст. 65 ТК РФ).
После оформления трудового договора и издания приказа о приеме на работу работодатель должен в течение недели оформить новому сотруднику трудовую книжку и внести в нее запись о приеме (п. 8 Положения о ведении трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Соответствующие рекомендации дал заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец на горячей линии.
Указанная норма не отменена, а поскольку работник устраивается на первое место работы до 31 декабря 2020 года, то работодатель не освобожден от обязанности завести трудовую книжку.
Однако существует нюанс — те самые пять дней с момента трудоустройства, после которых работодатель начинает вести трудовую книжку. По мнению онлайнинспекции.рф, если работник в этот период подаст заявление о выборе электронного сохранения сведений о трудовой деятельности, то работодатель может не заводить на него трудовую книжку.
Как сделать выписку из электронной трудовой
Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы данных могут выдать работодатель или ПФР.
Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании с момента трудоустройства и до обращения за выпиской, а в выписке из ПФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.
Скачать бланк справки СТД-РRTF, 114 КБ
Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:
Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только тем сотрудникам, которые отказались от бумажных трудовых. Работодатель обязан выдать выписку в двух случаях:
В справке СТД-Р будут все сведения о работе у текущего работодателя:
В каком виде получать выписку, определяет сотрудник. Он имеет право попросить выдать ему выписку СТД-Р в электронном или бумажном виде. На то, чтобы ее выдать, у организации есть 3 рабочих дня.
Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку в бумажном виде или заказать в ПФР.
Бумажную выписку можно выдать на руки или отправить почтой по просьбе сотрудника. Это актуально для дистанционной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении о выдаче справки нужно указать, в каком виде ее выдавать и куда высылать.