Как сшивать документы?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сшивать документы?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

Правила прошивки документов нитками по ГОСТу

Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет. Некоторые общие требования можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но описания процедуры в стандарте не приведено.

На законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. рекомендаций указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивать и переплетать дела. В Приложении № 24 к этому пункту процедура описана подробнее.

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Среди них:

1. Инструкции по документированию Центробанка России;
2. Типовая инструкция по делопроизводству (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2005 году);
3. Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);

Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями.

Приоритет документам в электронном виде

Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.

Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.

И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.

Правила сшивания документов ГОСТ

• Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
• Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
• Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

• Проставляем на листах арабские цифры
• Используем для этого простой карандаш
• Ставим цифры по возрастанию
• Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
• Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
• Приложения нумеруем в общем порядке
• Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
• Несколько томов документов нумеруются по отдельности
• Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
• Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
• Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.

Особенности сдачи документов в архив

Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.

В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия. Но обычно ответственный всё делает сам, не прибегая к посторонней помощи.

Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

• Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
• Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Как правильно оформить и прикрепить наклейку?

Заверяющая наклейка — непременный атрибут полностью оформленного дела; она так же важна для сотрудника отдела кадров, как должным образом заверенная доверенность на представление интересов в налоговой для посредника.

Требования к оформлению наклейки:

1. Размеры заготовки — около 40×60 мм.
2. Она должна полностью закрывать узел, оставляя свободными концы нитей.
3. Ещё до наклеивания или после просыхания в соответствующих полях заверителя необходимо проставить общее количество листов, подпись и расшифровку подписи (фамилию с инициалами) ответственного сотрудника и печать организации.
4. По окончании процедуры оформленный заверитель следует залить клеем вместе с выступающими нитями.

Правила сшивания документов ГОСТ

• Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
• Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
• Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

Как и какими нитками шнуровать

Чтобы ничего не выпало и не потерялось, документ прошнуровывается. Для объемных журналов или стопок бумаг используем прочный материал — прошивные нитки ЛШ-210, банковский шпагат или любую прочную нить, например капроновую или лавсановую. При небольшой толщине допускается использование простой швейной нити. Сложите ее в несколько раз и прошивайте. Вот как это делается правильно:

Шаг 1. Просматриваем страницы журнала или дела, чтобы оценить величину левого поля. Когда его размер слишком узкий — приклеиваем полоску бумаги, которую будем использовать для прошивки.

Шаг 2. Выравниваем все.

Листы расположить так, чтобы ни один из них не вылез за края обложки, иначе со временем вылезший лист порвется, сомнется или станет нечитаемым.

Скрепление при помощи двух отверстий

Одним из самых простых способов скрепления документов – нитками, необходимо два отверстия, через которые пропускается нитка. Этот способ применяется при подготовке бумаг имеющих второстепенную важность. Давайте рассмотрим, как прошнуровать документы при помощи двух отверстий:

1. Перед тем, как начать сам процесс сшивания листов потребуется подготовить дырокол, иголку или сапожное шило. Далее в документе делается два отверстия, через которые будет пропущена нитка. Следует обратить внимание на то, что при использовании обычной иглы следует соблюдать повышенную аккуратность.

В таком случае допускается описание на всей последней странице.

• После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

Подшивка документов в архив

Сдача документов в архив предполагает их полное и частичное оформление. Полное – для дел, которые хранятся постоянно и временно (более 10 лет). Частичное – для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Если речь идет о документах, которые будут передаваться в архив, то обязательно нужно сделать обложку для дела. Обычно ее делают из папки «Дело» или из картона. Дела, которые передаются на хранение в государственный архив, должны обкладываться в бескислотный картон.

Полное оформление дела предполагает, помимо стандартных правил, соблюдение Приказа Росархива, а именно:

• оформление обложки по установленной форме;
• составление листа-заверителя по форме;
• внутренней описи документов по форме.

Все бланки форм можно найти в приказе.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу?

Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации. Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.

К этим инструкциям относятся:

• ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• методические рекомендации по делопроизводству;
• инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
• утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.

Важно соблюдать основные правила. Если будет допущена ошибка, то бумаги будут возвращены для устранения неточностей.

Как выполняется прошивка документов? (+ видео)

Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать — а это не совсем удобно.

К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:

1. Инструменты для прокалывания бумаги:
   1. шило;
   2. толстая иголка;
   3. дырокол;
   4. дрель.
2. Расходные материалы:
   • нитки (рекомендуется использовать марку ЛШ-21, но можно и любые другие, достаточно плотные и нескользящие);
   • шпагат;
   • шнуры (не особо толстые);
   • клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
3. Ножницы.
4. Обложка для хранения дел в архиве (формат 230×325) и заготовка-наклейка, на которой впоследствии будет проставлена печать.

Важно: использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.

Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:

1. Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз — иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
2. В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги. В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.
3. Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу). Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента — угольника.
4. Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия — три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.

Процедура проделывания отверстий осуществляется в несколько шагов:

• сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;
• первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние — не меньше чем в трёх сантиметрах от него;
• если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;
• если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати — канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, — электрическую дрель или станок для сшивания.

1. Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат. Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.
2. Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел — как можно крепче и ближе к последнему листу.
3. Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными. После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.

Совет: хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать. Разумеется, наклейка-заверитель в таком случае или вовсе не используется, или прикрепляется на тыльную сторону обложки, теряя своё прямое предназначение.

1. Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
   • расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
   • нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
   • номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
   • для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном — «а», на втором — «б» и так далее, исключая букву «з»);
   • номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
   • ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
   • на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
2. При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия действующим законам в нём нет.

Как называется бумажка которой сшивают документы

• Претензионные
• Регламенты
• Служебные
• Договоры
• Договорная работа
• Доверенности
• Архивное дело
• Переписка

• Почта
• ЖКХ
• Производство
• Недвижимость
• Страхование
• Оценка
• Строительство
• Транспорт
• Общепит
• Госслужба
• Банковские
• Образование
• Медицина
• Игорный бизнес
• Туризм
• Агропром
• Автосервис

• Должностные инструкции
• Охрана труда
• Кадровый учет
• Гражданские состояния
• Аттестация персонала
• Миграционная служба
• Миграция
• Характеристики
• Соискание и найм
• Персональные данные

• Бухгалтерский учет
• Воинский учет
• Бюджетный учет
• Тендерная документация
• Оформление бизнеса

Как правильно прошить и пронумеровать документы

Законодательство предусматривает обязанность по заверению документов при передаче их инспекторам на проверку (ст. 93 НК РФ). Но нотариально заверять их не требуется. Многостраничные документы или их копии для удобства можно прошить и заверить с нанесением надписи “Прошито и пронумеровано…”. При этом следует выполнить ряд требований:

1. Прошито может быть не более 150 листов.
2. Пронумерованы должны быть все листы документа.
3. Сшивают документ прочной нитью на 2–4 прокола. Концы нити выводят на оборотную сторону последнего листа и связывают узлом. Сшивают документы крепко, чтобы папка не разрушилась при открытии. При этом на листах должны быть видны все даты, визы и др., чтобы проверяющий смог свободно снять копии (например, для суда) без разрушения пачки.

Похожие записи:

• В 2023 году внеплановых проверок касс (ККТ) не будет. Но есть исключения.
• Как оформить договор материальной ответственности водителя за автомобиль
• Как оплачивать БЕЗ КОМИССИИ за детский сад?